Внедрение новой ITSM-системы (ПАО «ГМК «Норильский никель»)

Унифицированные сервисы, прозрачные и автоматизированные процессы, управляемый ИТ-ландшафт, доступная и понятная отчетность – основные драйверы для современной компании. Перед командой Норникеля стояли задачи перейти на отечественный программный продукт, автоматизировать текущие бизнес-процессы и запустить новые, повысить удовлетворенность продуктом, сделать одновременно более 15 интеграций, и все это в одном проекте.

Работы велись сразу в нескольких направлениях:

  • запуск процессов в новой системе
  • построение интеграций с основными информационными системами компании
  • миграция данных
  • настройка единого пользовательского окна и интерфейса, так как потребители не должны были испытывать дискомфорт при работе с новой системой

В компании появился гибкий BPM-конструктор бизнес-решений для управления сервисами. Благодаря данному механизму удалось реализовать поставленные проектом цели, а также зарекомендовать себя в новых процессах для компании: управление ИТ-мощностями, ИТ-проблемами, взаимоотношениями с бизнесом.

Внедрение системы регламентирующей документации (ГКУ ИАЦ в сфере здравоохранения г. Москвы)

Организация работы с процессной документацией, включающая в себя схемы процессов BPMN 2.0, межпроцессные взаимодействия и обеспечение синхронной актуализации документов с внесением изменений в системы автоматизации процессов.

В рамки проекта входили задачи перевода проектирования процессов из «народного фольклора» на BPMN 2.0.

СРД — совокупность решений, позволяющих обеспечить централизованное хранение, согласованный ввод документации в эксплуатацию, авторизованный доступ к документам, а также учет межпроцессных взаимодействий.

Развитие системы процессного управления (ОАО «Белагропромбанк»)

Цель проекта: внедрение в ОАО «Белагропромбанк» технологии по созданию (изменению) локальных правовых актов на основе процессного подхода.

Проект включал:

  1. Проведение интеграции системы управления бизнес-процессами (далее – БП) и системы управления локальными правовыми актами банка:
    • переход к использованию регламентов выполнения БП, формируемых на основе графических моделей БП, создаваемых работниками банка в ARIS, и позволяющих получить визуальное представление о порядке выполнения БП, взаимодействии участников БП друг с другом и их влиянии на конечный результат БП
    • реализация программной обработки графических моделей БП, созданных в ARIS, и автоматизированное формирование проекта приказа и регламента выполнения БП
    • создание user-friendly среды для работы с новым типом документов посредством разработки специализированное веб-приложение по работе с регламентами, позволяющего обеспечить как навигацию в локальных актах Банка, так и оперативно отбирать и просматривать функции, закрепленные за конкретным участником БП (группой участников БП), требования к их выполнению
  2. Изменение подходов банка к отбору БП для оптимизации и порядку ее проведению
  3. Определение принципов и порядка мотивации процессных команд за оптимизацию БП
  4. Детализацию функций для справочников должностных обязанностей на основании моделей БП, автоматизацию механизм выбора обязанностей в должностной инструкции на основании роли работника в системе процессного управления

Автоматизация отраслевых бизнес-процессов сферы эксплуатации инженерных систем и управления недвижимостью (ООО УК Андроньевская)

Описание и автоматизация требуемых модулей для оптимизации средств и штата управляющей компании, повышения уровня исполнения и работы существующего персонала.

Модули: управление выездным обслуживанием (FSM), Service desk, CRM,  база данных, электронный паспорт объекта и инженерной системы, делопроизводство, складская логистика, KPI и анализ, QR/NFC, диспетчеризация, чат, роботы процессов, маршрутные карты обходов, автоматизация заявок инженерной службы.

Делать нужное, в нужное время, в нужном объеме (Nexign)

Цель проекта: контролируемое выполнение изменений, напрямую связанных с реализацией стратегии

Уже более 30 лет Nexign является ведущим поставщиком BSS-систем и решений для цифровизации и монетизации бизнеса по всему миру, и мы уделяем особое внимание динамичному развитию наших бизнес-процессов и инструментов. Еще три года назад изменения процессов в Nexign проводились только в операционном режиме и приводили к очереди на реализацию, нехватке ресурсов, выполнению неактуальных изменений и просрочке дедлайнов.

Внедрение процесса управления проектами развития позволило повысить эффективность реализации комплексных инициатив по улучшениям бизнес-процессов, сфокусироваться на выполнении стратегических целей, гибко реагировать на изменение контекста, снизить количество задач в бэклоге за счет укрупнения изменений и их объединения в проекты развития.

Для поддержки проектов развития было выделено отдельное направление в проектном офисе компании, была создана методология на базе практики PMI (PMbok), а также гибких методологий. Чтобы подразделения могли участвовать в проектах были выделены контролируемые квоты на развитие. Для ведения проектов развития были взяты те же инструменты, что и для коммерческой проектной деятельности — трекинговые системы, адаптированные под задачи проектной методологии. Инструментарий позволяет системно отслеживать все реализуемые в компании проекты, включая цели, статусы, даты, результаты согласования, риски, метрики. Использование одного инструмента позволяет лучшие наработки коммерческих проектов переносить на внутренние и наоборот.

Идеи для проектов поступают из двух источников: управленческие решения руководства компании и сотрудники. Каждый проект развития отнесен к одному из так называемых портфелей, в рамках которых происходит приоритизация, введение ресурсов на реализацию, защита планов и результатов. Портфели как правило базируются на подразделениях Nexign, при этом кросс-функциональные процессы выполняются в рамках портфеля компании в целом и управляются генеральным директором.

Внедренная практика отлично зарекомендовала себя на всех уровнях организации. Руководители увидели ценность от реализуемых изменений, а сотрудники смогли влиять на изменения бизнес-процессов и занимать лидерские позиции в рамках их реализации.

После внедрения подхода мы получили следующие результаты:

  • Появление конвейера изменений – в 2022 году мы вели работу над более чем 60 проектами, 43 проектов завершено, остальные в активной фазе.
  • Проекты развития — они стали одним из инструментов оптимизации расходов, повышения эффективности. Благодаря проектам только за 2022 год получилось сэкономить 100+ миллионов рублей.
  • Возможность быстро смещать фокус и выполнять только нужные изменения (например, при изменении ситуации на рынке).
  • Сокращение операционного бэклога с 1000+ изменений до 360.
  • Возможность расширять компетенции сотрудников: в 2022 году 72%проектов выполнялись не профессиональными РП.
  • Проекты развития стали одним из инструментов по сокращению рисков (например, проекты по импортозамещению).
  • Появление площадки для пилотирования идей и подходов, которые позже переходят в коммерческие работы.

Процессный портал Счетной палаты Российской Федерации

На портале расположены: карточки всех процессов, документы, связанные с процессом, схемы и паспорта процессов, истории оптимизаций.

Портал позволяет посмотреть карточку процесса, оставить комментарии и обратную связь о процессе, а так же оставить заявку на участие в проекте оптимизации процесса. реализована возможность отправить запрос на редактирование для владельцев процессов.

Автоматизация процессов Службы внутреннего контроля (Банк Зенит)

Создание системы Службы внутреннего контроля (СВК) с нуля, полностью внутренней командой.

Начаты работы с настойки инфраструктуры в августе 2022 года, MVP ноябрь, завершение работ января 23 года. В проект входили работы:

  1. Настройка инфраструктуры (прод, тест)
  2. Настройка ядра системы (модель метаданных, основные механизмы взаимодействия объектов)
  3. Разработка MVP (события РР: все базы событий регуляторных рисков 4 типа; Отчет СВК: объект, карточка отчета; Рекомендации: объект, карточка мероприятий; Реестр рекомендаций СВК: список объектов с их реквизитами)
  4. Настройка интерфейса:
    — события риска
    — карточки отчётов
    — рекомендации
  5. Настройка бизнес логики:
    — реестр (отчёт) из карточек и рекомендаций
    — матрицы контрольных процедур и рисков
    — контроль выполнения рекомендаций
  6. Миграция данных из эксель

Проверка СБ Реализовано на платформе low code, собственной разработки.
В проекте от ИТ 3 человека:

  • администратор, кто занимался настройкой решения – на весь срок проекта
  • руководитель, для проверки и помощи в настройке, по сложным вопросам – привлекался по запросу
  • разработчик – для оперативного решения ошибок и настройки логики, которой пока нет на платформе Главная сложность, это создание решения без экспертизы к этой отрасли

С помощью описания требования от коллег из СВК.

Просто сделать то в чем раньше работал или разбираешься в предметной области, а когда создаешь решение с которым ранее не сталкивался, когда менялся руководитель проекта и ответственные от заказчика это придает особую пикантность, сложность, вызов и интерес к этому проекту.

Внедрение сквозной автоматизации бизнес-процессов компании на платформе ELMA BPM (ООО ГЕФЕСТ)

Цель проекта

В рамках одной BPM-платформы внедрить сквозную автоматизации всех бизнес-процессов компании за счет чего обеспечить высочайший уровень эффективности работы компании, качества выполняемых задач при одновременном снижении операционных затрат на их выполнение и создать фундамент для быстрого масштабирования компании. (Логика сквозной автоматизации представляет собой сеть взаимосвязанных бизнес-процессов, когда по завершении или по ходу одного процесса автоматически запускается другой.)

Бизнес-задачи

  1. Описать по принципам BPMN все бизнес-процессы, выполняемые всеми подразделениями компании
  2. Реализовать сквозную интеграцию связанных бизнес-процессов с целью «бесшовного» движения задач как внутри подразделений, так и между подразделениями
  3. Обеспечить мониторинг текущих/завершенных бизнес-процессов
  4. Создать инструмент для сбора статистик и как «единое окно» отражать информацию с показателями работы компании для собственников компании, а также руководителей на дашбордах соответствующего отдела/департамента
  5. Создать инструмент ведения всех сделок и проектов компании с обновляемыми статусами

Результаты

  • Автоматизировано более 111 бизнес-процессов
  • На ежедневной основе обеспечивается системное выполнение огромного количества задач
  • Экономия на операционных затратах (ФОТ) составляет порядка 500 000 в месяц
  • Абсолютная прозрачность процедуры «ЧТО, КАК, КЕМ» исполнения всех текущих процессов

Внедрение электронного документооборота на платформе Битрикс24 (БФ Арифметика добра)

Наш благотворительный фонд «Арифметика добра» быстро растет и развивается. Мы занимаемся семейным устройством, предоставляем услуги по репетиторству для детей-сирот, а также обучаем наставников (значимых взрослых) для подростков из детских домов.

Для оказания помощи большему количеству детей нам необходимо привлекать сторонних профессионалов (учителей, психологов и т.д.) из разных регионов. Наличие большого числа контрагентов усложняет и замедляет процесс подготовки, согласования и подписания документов. Поэтому мы поставили себе цель: автоматизировать процессы согласования и электронного подписания внутренних документов и документов с партнерами.

Автоматизация процессов реализована на базе Битрикс24. На текущий момент мы используем данный бизнес-процесс на протяжении полугода и уже сейчас можем сделать выводы, что он позволил нам уменьшить время согласования и подписания документов, а также сократить количество потребляемой бумаги и операционные расходы.

Разработка собственной MES-системы (ГК «Изолятор»)

Летом 2021 г. ГК «Изолятор», мультипродуктовая промышленная группа компаний, решила пойти по пути разработки ПО с нуля и внедрения кастомного ПО управления производственными процессами — MES системы. Это редкий для России кейс, когда производственная компания инициировала самостоятельную автоматизацию промышленных процессов для эффективного управления производством на in-house ПО.

Ключевые задачи проекта заключаются в оптимизации производства и рабочего времени, в частности, за счет перехода к позаказному производству и внедрению ЭДО.

В октябре 2022 г. ГК «Изолятор» и BSL завершили фазу разработки ПО для внедрения в тестовом режиме на малых производствах. Инновационность ПО заключается в автоматическом распределении заказов и задач по обработке деталей. Многие системы дают инструмент, но им управляет специалист планового отдела, однако в новой MES-системе алгоритм планирования будет распределять нагрузку и информировать о невозможности планирования и предлагать варианты.

В системе используется следующий технологический стек:

  • Backend – Python
  • Frontend – Vue
  • Fastapi
  • SQLalchemy
  • PostgreSQL
  • Mobile – android
  • airflow

Модули и функционал включают в себя авторизацию, администрирование, планирование и диспетчиризацию, производство, автоматизацию документооборота, отделов закупок и технического контроля.

Комплексная автоматизация бизнес-процессов на платформе K2 (ПАО «ГМК «Норильский Никель»)

Ключевые задачи реализации системы:

  • Ускорение процессов работы с информацией.
  • Сокращение затрат.
  • Создание всех необходимых условий для обеспечения комфортной работы пользователей с сервисами административно-хозяйственных служб структурных подразделений Компании в электронном формате.
  • Повышение уровня информационной безопасности.
  • Обновление платформы, при которой стало возможным реализовывать запросы функциональных заказчиков в части получения отчетности по актуальным требованиям, а также изменять существующие бизнес-процессы (БП) и добавлять новые БП в Системе.

В рамках реализации системы было произведено:

  • Развитие ранее созданного Портала автоматизированных заявок Департамента управления делами головного офиса и его тираж для сотрудников Заполярного филиала ПАО «ГМК «Норильский никель» и АО «Кольская ГМК.
  • По результатам проекта Система смогла предоставить удобный формат взаимодействия в формате «единого окна» с более чем 80 сервисами административного управления, хозяйственной деятельности, обеспечения ТМЦ и материалами, работе с документами и иными обращениями сотрудников.
  • Реновация «Портала лицензии и иные разрешительные документы», «Портала доверенности», «Портал консультации», «Портал база знаний правовых служб», «ИПП.Споры».

По итогам Система позволила создать единое информационное пространство для совместной работы территориально распределенных правовых служб компании в части хранения и обработки юридической информации о доверенностях, лицензиях, в части судов и претензий.

Общая численность пользователей всех порталов – 15 тыс. сотрудников. Порталами пользуются сотрудники ПАО «ГМК «Норильский никель» и более 40 филиалов Компании.

Разнородность процессов, существенный объем пользователей и данных, потребность в инструментах для быстрой адаптации процессов под изменяющиеся и растущие потребности бизнеса, требования информационной безопасности, интеграция в ландшафт корпоративных систем, необходимость мониторинга и контроля для более качественного управления – все это обусловило выбор современной BPM-системы промышленного уровня.

Сегодня Порталы, построенные на BPM-платформе К2, продолжает свое устойчивое развитие, обеспечивая потребности бизнеса в цифровизации и выводя уровень ИТ-зрелости компании на новые высоты, открывая возможности совместного применения технологий Process Mining, роботизации и искусственного интеллекта.

Ревнедрение CRM. Переход с Salesforce на ELMA (Delivery Club)

По известным причинам Salesforce ушёл с российского рынка. Заказчик столкнулся с необходимостью в ситуации цейтнота найти альтернативную платформу и адаптировать к ней разработанные решения для внутренних заказчиков, без потерь и с перспективой развития.

Нам нужно было срочно перевести в ELMA365 бизнес крупного фудтеха/гросери:

  • перенести процессы и данные из решения Salesforce, которое внедрялось более пяти лет
  • порядка 70 автоматизированных процессов по всем этапам работы с партнерами и сотрудниками (продажи, онбординг, сопровождение, маркетинг, найм и управление персоналом т.д.)
  • около 20 000 партнеров
  • 500 пользователей системы
  • более 2 000 000 ручных unit-операций в сутки
  • портал для логистических партнеров
  • интеграции

Весь проект занял 4 месяца.

Разработка и реализация фреймворка повышения эффективности бизнес-процессов на базе единого Центра компетенций (Московская биржа)

В рамках стандартизации и ускорения цикла изменений был разработан фреймворк, в основе которого лежат компетенции, необходимые для реализации задач по повышению эффективности бизнес-процессов Группы. Фреймворк включает в себя этапы полного цикла улучшений в связке с методологией процессного управления и процессным репозиторием.

Реализация фреймворка производится на базе единого Центра компетенций. Состав компетенций позволяет предоставлять максимально широкий перечень услуг внутренним заказчикам в рамках задач повышения эффективности процессов. Наличие в арсенале центра компетенций различных инструментов анализа и оптимизации процессов помогает гибко и максимально быстро реализовывать изменения.

В ходе доклада будет продемонстрирована методология и кейсы улучшений процессов, которые были реализованы на основе представленного фреймворка.