В деятельности государственных организаций есть понимание процессного подхода, но, к сожалению, преобладает функциональный взгляд на управление. Для руководителей и специалистов Комплекса экономической политики и имущественно-земельных отношений Правительства Москвы (далее – Комплекс, КЭПиИЗО) необходимо дальнейшее развитие компетенций в области процессного управления и понимания методов процессного управления.

Процессное управление в КЭПиИЗО является основой системы менеджмента качества (СМК). Для дальнейшего развития и совершенствования, как СМК, так и системы управления процессами (СУП) в целом, в организациях Комплекса был инициирован проект, целью которого стал перевод системы работы с процессами на качественно новый уровень.

Этапы проекта:

1. Разработка и утверждение «Порядка описания процессов СМК организаций Комплекса».
2. Автоматизация следующих процессов:
   2.1. Подготовка к работе по описанию процесса.
   2.2. Обучение участников рабочей группы.
   2.3. Описание процесса «Как есть».
   2.4. Описание процесса «Как должно быть».
   2.5. Подготовка к автоматизации процесса.
   2.6. Разработка автоматизированного процесса.
   2.7. Формирование регламента процесса.
3. Учебная программа по процессному управлению, включает 7 модулей дистанционного курса.
4. Стандарт оценки зрелости системы управления процессами.
5. Разработка архитектуры процессов.
6. Разработка единой системы целеполагания и показателей деятельности в организациях Комплекса.

Ключевой партнер

ELMA

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Проект цифровой трансформации как основа внедрения умного города.

Цель проекта — сокращение потерь времени и оптимизация бизнес-процессов муниципальной деятельности, экономия ресурсов с целью максимизации скорости предоставления услуг жителям при сохранении прежней численности специалистов.

Основные этапы проекта:

1. Сбор данных
2. Создание цифрового двойника администрации
3. Анализ полученных данных и определение приоритетных направлений цифровизации
4. Обучение сотрудников администрации ключевым навыкам и инструментам
5. Создание центра компетенций на территории администрации
6. Создание референтных бизнес-процессов и их автоматизация
7. Управление изменениями на всем жизненном цикле проекта

В рамках проекта была решена масштабная задача по сбору данных и описанию 1200 рабочих процедур сотрудников администрации, исполняемых в 40 департаментах администрации города и взаимодействующих с ней муниципальных учреждениях в срок менее, чем 4 месяца. Для описания процессов была выбрана методология BPMN 2.0 и программное обеспечение SILA Union.

Сбор данных и описание рабочих процедур сотрудников администрации велись в дистанционном режиме в условиях пандемии. Создан Центр лидерства изменений.

В рамках проекта проведено 80 очных тренингов и семинаров, в рамках которых более 600 сотрудников администрации прошли обучение и освоили ключевые навыки и компетенции, необходимые в условиях цифровой трансформации государственного управления

На основании собранных данных и описания 1200 рабочих процедур сотрудников администрации был построен Цифровой двойник муниципалитета.

Для построения Цифрового двойника муниципалитета была выбрана система SILA Union, которая позволила разработать модель администрации в различных плоскостях (процессы, организационная структура, миссия, видение, цели, ключевые показатели эффективности, ИТ-архитектура) во взаимодействии с внешней средой, а также провести анализ, планирование и расчет необходимых трансформационных изменений на основе реальных значений показателей. Также для каждого Владельца процесса были разработаны индивидуальные автоматические отчеты по процессам.

В качестве закрепления результатов проекта автоматизировано исполнение 10 процессов.

Примеры достигнутых результатов Проекта:

1. Работа с обращениями граждан через социальные сети
   Сокращение ВПП (время протекания процесса) с 6 до 1 рабочего дня
2. Соглашение о перераспределении земель и З/У
   Сокращение ВПП с 30 до 17 дней
3. Профилактика нарушений правил благоустройства
   Сокращение ВПП с 3 до 1 рабочего дня
4. Взаимодействие с персоналом по вопросам HR
   Сокращение ВПП с 1 рабочего дня до 2 часов
5. Аттестация муниципальных служащих
   Сокращение ВПП с 35 до 15 дней
6. Контроль состояния автомобильных дорог
   Сокращение ВПП с 3 до 1 рабочего дня
7. Формирование финансовой отчетности подведомственных организаций ДГХ
   Сокращение ВПП с 30 до 10 дней
8. Формирование оперативной сводки по вопросам ГО и ЧС
   Сокращение ВПП с 2 часов до 30 минут
9. Предоставление земельного участка, на котором расположены здания, сооружения
   Сокращение ВПП с 30 до 17 дней
10. Протокольные поручения
    ВПП от выпуска поручения до подписания резолюции (ВПП на исполнение) c 70 до 15 дней

Ключевой партнер

SILA Union

Описание проекта

Государственное казенное учреждение Сахалинской области «Центр региональной цифровой трансформации» является интегратором цифровых технологий в ключевые аспекты деятельности Правительства Сахалинской области.

В 2020 году Сахалинская область столкнулась с критическим вызовом внешней среды в оказании противодействия COVID19. Для снижения последствий пандемии при Правительстве Сахалинской области был организован оперативный штаб немедленного реагирования. Использование процессной модели позволило в короткие сроки (март 2020) запустить слаженную работу штаба и обеспечить ее быструю «перестройку на ходу».

Основные реализованные мероприятия применения процессной модели следующие:

1. Подготовка единой модели ситуационного центра (СЦ). Выявлено дублирование функций и перераспределение ресурсов.
2. Организация инструкций оператора, аналитика и дежурного СЦ с возможностью централизованного доступа к единой базе и возможности оперативного внесения изменений.
3. Организация единой аналитической работы в рамках совмещения процессов работы СЦ и отдела системного анализа.
4. Формирование и контроль маршрута расселения прибывших граждан для прохождения необходимых процедур обсервации с привлечение предприятий гостиничного сектора.
5. Контроль прохождения обсервации и мониторинг гражданской активности с использованием функционала ИС «Безопасный город» (БГ).

Использование современных процессных методов организации работы подразделений Правительства Сахалинской области позволило избежать кризиса в системе противодействия пандемии.

Штаб организован в течение недели со дня вступления в силу Указа Губернатора № 16 от 18.03.2020 «О введении в Сахалинской области режима повышенной готовности». Мобилизован постоянный штат сотрудников, организован контроль информационных потоков, организован диспетчерский центр по взаимодействию с органами исполнительной власти, структурами, участвующими в противодействии пандемии. Введены регламенты, разработаны инструкции оперативных дежурных, подготовлены и утверждены формы оперативных отчетов, организован сбор и представление аналитической информации.

Результаты

• Организована работа СЦ в составе: дежурный, распределённая служба операторов данных (до 10 человек), аналитики данных. С использованием процессных моделей службы СЦ обеспечивались актуальными инструкциями в изменяющихся внешних условиях.
• Обеспечено создание и функционирование информационной системы «Карантин», отвечающей за формирование структурированных данных по персонам и построение на их основе аналитической отчетности.
• Обеспечено взаимодействие со службами аэропорта, в частности, обеспечение контролирующих органов поименным списком пассажиров до момента приземления рейса.
• Обеспечено эффективное взаимодействие с оперативными службами касательно выявления фактов нарушения гражданами режимов изоляции.
• Проконтролировано размещение в обсервациях более 5000 человек.
• Была обеспечена работы группы эпидемиологической разведки министерства здравоохранения Сахалинской области по формированию и локализации групп контактных граждан, контроля мест их контактирования.

Ключевой партнер

Группа компаний «Современные технологии управления»

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Программа включает в себя ряд разноплановых проектов и иную деятельность, внедрение и реализация которых нацелены на достижение стратегической цели ОПФР по Хабаровскому краю «Высокий уровень удовлетворенности граждан качеством услуг».

Программа нацелена на развитие системы клиентоориентированного сервиса предоставления услуг ПФР с учетом ожиданий и потребностей граждан, за счет оптимизации операционных процессов предоставления услуг, развития компетенций сотрудников клиентских служб и внедрения инновационных технологических решений.

Задачи:

1. Идентификация и последующая работа с факторами, оказывающими негативное влияние на качество, комфортность услуг;
2. Оценка степени эффективности деятельности каждого специалиста, как основа системы мотивации;
3. Создание и поддержание высокого уровня профессионально-личностных компетенций сотрудников, их стремления к самоорганизации, самообучаемости и ответственности за общее дело;
4. Повышение доступности услуг, в том числе за счет внедрения технологий и дистанционных сервисов.

Проекты, входящие в состав программы:

1. Создание системы контроля качества оказания государственных услуг – внутреннего аудита («Всесторонний контроль-высокое качество»)
2. Разработка целевых показателей оценки деятельности специалистов клиентской службы («Мы знаем цену времени»)
3. Создание корпоративной системы обучения специалистов клиентской службы («Учимся – и учим!»)
4. Оснащение информационными киосками и автоматами самообслуживания залов ожидания клиентских служб

Результаты

01.11.2018 завершены все проекты, входящие в состав программы. Получены продукты проектов. Деятельность по внедрению результатов проектов во всех территориальных органах и получению выгод до 29.02.2020.