Увеличение прибыли в три раза за счёт изменения бизнес-процессов продаж и закупок («Кормовит»)

Цель проекта

Увеличение прибыли торговой компании «Кормовит» за счёт повышения эффективности бизнес-процессов продаж и закупок.

Бизнес-задачи

  1. Расширить клиентскую базу, увеличить продажи новых групп товаров и при этом снизить издержки на работу с заказчиками.
  2. Устранить убытки, которые возникают при длительном резервировании товаров с ограниченными сроками годности, улучшить процесс резервирования товара, регламентировать сроки оплаты и резерва.
  3. Улучшить процессы планирования закупки товаров и формирования прайс-листов, чтобы повысить рентабельность работы.

Сделано

  1. Автоматизирована работа с клиентами юридическими лицами с помощью создания системы личных кабинетов, что обеспечило удобство совершения заказов, прозрачность выбора товаров и позволило покупателям отслеживать процесс доставки в онлайн-режиме.
  2. Пересмотрен и автоматизирован бизнес-процесс резервирования товаров, введены регламенты – сроки, рамки для контроля. Благодаря внедрению данного бизнес-процесса в работу компании «Кормовит» с помощью автоматизации и личных кабинетов клиентов теперь резерв автоматически снимается в программе, если в течение пяти дней не получена оплата по заказу – таким образом был убран «человеческий фактор» и устранены убытки из-за порчи товара, задержек с его доставкой и бесконтрольного неоплаченного бронирования.
  3. Получен оперативный контроль над рентабельностью всех наименований товаров в «Кормовите» и проведена автоматизация управления процессами закупок и реализации. Весь этот комплекс мер направлен на то, чтобы повысить рентабельность работы компании и увеличить её прибыль.

Проектирование внедряемых бизнес-процессов и подготовка ТЗ на их автоматизацию осуществлялись специалистами ГК «Формула» с помощью системы Business Studio.

Итоги проекта

В результате изменения, регламентации и автоматизации бизнес-процессов продаж и закупок годовая прибыль у компании «Кормовит» выросла за 3 года (с 2019 г. по 2021 г.) в 3 раза – с 70 млн до 210 млн рублей. При этом значительный прирост выручки произошел не за счёт увеличения сотрудников в отделе продаж (их количество увеличилось всего лишь с 14 до 17 человек), а за счёт улучшения эффективности управления бизнес-процессами и принимаемых руководством компании решений на основе информации в автоматизированной системе управления.

Ключевой партнер

ГК «Формула»

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Внедрение процессного управления на государственном предприятии ФГУП «НПП «ГАММА»

В 2019 году на предприятии был издан приказ «О повышении клиентоориентированности и операционной эффективности», в соответствии с которым группа сотрудников занялась описанием бизнес процессов и подбором инструмента для их исполнения.

Необходимо было решить проблему единой коммуникативной среды, ЭДО, автоматизировать основные производственные бизнес процессы, процессы закупок, включая тендерные процедуры, а также, систематизировать проектную работу и общение с заказчиками.

На старте проекта были разработаны критерии и проведена оценка различных BPM систем от нескольких поставщиков. На базе собранных данных был выведен агрегированный показатель и принято решение о внедрении ELMA BPM. Выделить какие-либо критерии сложно, т.к. их свыше 100. Весь проект был разделен на основные и вспомогательные контуры. В рамках контуров были описаны соответствующие процессы и подпроцессы, проведена интеграция с различными системами.

По итогам двухлетней работы предприятие получило современный инструмент управления, качественно изменив подход к работе за счет перехода на новый уровень процессной зрелости.

Ключевой партнер

ELMA

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Ортодоксальный BPM vs Офисная Бюрократия — счет 2:0 (Микрон)

ГК «Микрон» – крупнейший производитель и экспортер микроэлектроники в России, центр экспертизы и технологический лидер российской полупроводниковой отрасли. ГК «Микрон» входит в компанию «Элемент», объединившую микроэлектронные предприятия госкорпорации «Ростех» и АФК «Система».

«Процессы работают так, как диктуют бизнес-правила. Таким образом, эффективность компании напрямую зависит от качества процессов и правил» (цитата из BPM CBOK). При работе над критически важными для любого крупного промышленного предприятия процессами закупок и продаж с целью значительного ускорения темпов заключения сделок и повышения операционной эффективности бизнеса, мы столкнулись с отсутствием критически значимого числа бизнес-правил на этапе согласования и подписания контракта. Эти знания были исторически неотделимы от своих носителей – офисной бюрократии в лице уполномоченных лиц, осуществляющих повседневный контроль за созданием и использованием таких правил (в подавляющем большинстве — негласных), а также выработкой и согласованием условий заключения сделок.

Офисная бюрократия оказалась не заинтересована в выявлении и формализации всех бизнес-правил в зоне своей ответственности. Фактически результат всего процесса end-to-end ставился в зависимость от личного мнения согласующего, которое могло меняться, а количество предъявляемых требований и формы их соответствия многократно дублировались большинством контролеров, создавая ненужную цикличность в процессах, увеличивая сумму работ с контрактом. Ситуацию консервировало традиционное применение системы электронного документооборота (СЭД), а также отсутствие запроса на кардинальные изменения со стороны ее участников, делая бизнес-логику согласования с дорожками ответственных де-факто единственно возможной. Кардинально улучшить сквозные процессы, включающие процедуры согласования и подписания контракта, до своих целевых метрик и без отказа от самой парадигмы согласования и обслуживающей эту парадигму СЭД оказалось невозможно.

Проектная команда получила карт-бланш со стороны высшего руководства на любые решения «своими силами», не требующие заметных вложений, и добилась целевых результатов:

  • созданы и автоматизированы (на движке BPMS) end-to-end сервисы закупок и продаж, определены и назначены ответственные владельцы и исполнители по всем сквозным цепочкам процессов;
  • возросла стабильность и управляемость процессов, модели сервисов закупок и продаж управляются бизнес-правилами, которые для более чем 90% всех процессных треков обходятся без «ручной» маршрутизации и делегирования;
  • исключена потеря заявки или заказа, в разы снижено число возвратов документов на доработку по требованию контрагента, в разы снижена вероятность возврата на доработку по требованию внутреннего эксперта;
  • осуществляется обратная связь с инициатором для оценки его удовлетворенности качеством услуги;
  • значительно снижена длительность нахождения готовой продукции на складе в период контрактации;
  • существенно сокращен суммарный пул работ с контрактом на всех этапах работы с ним и, как следствие, общая трудоемкость работ;
  • общая длительность процессов закупок и продаж с момента инициации заявки / поступления заказа сокращена до целевых метрик;
  • в корпоративной ERP-системе организовано полное досье сделки со всей необходимой информацией и хронологией ее событий.

Сервисы закупок и продаж полностью ориентированы на работу с формальной бизнес-логикой и при заключении контракта мы больше не используем СЭД по его прямому назначению (маршруты согласования документа). Открыты возможности для дальнейших улучшений на уровне потоков работ.

Но наиболее важным результатом этого проекта реинжиниринга стал заметный ментальный сдвиг у участников процессов, открывший многим из них «процессное зрение», которое теперь умеет различать не лиц, уполномоченных по договору и уполномоченных на его согласование, а новые процессные роли заказчика и исполнителя.

Описание проекта

Видеозапись выступления

Автоматизация процессов документооборота и согласования контрагентов (Раменский комбинат хлебопродуктов)

Реализована сквозная автоматизация документооборота и согласования контрагентов. Это дало возможность Раменскому комбинату хлебопродуктов сократить время на согласование и подписание договоров, в режиме реального времени получать аналитику по продажам, закупкам отсрочкам платежей.

Партнер

Flexbby

Результаты

  • автоматизировано более 15 процессов договорной работы, 4 процесса согласования контрагентов, индивидуальных условий поставок, отсрочек платежей, кредитования
  • создано более 30 шаблонов договоров по продажам и закупкам
  • внедрена система штрихкодирования документов

Описание проекта

Видеозапись презентации

BPM и Lean. Управление процессами мебельного производства (Мебель братьев Баженовых)

На производственном предприятии, выпускающем мягкую мебель по индивидуальным заказам, в объёмах, характерных для серийного производства, введена практика Бережливого производства (Lean) и создана система управления производством на основе процессного управления с использованием BPMS. Система включает в себя полный цикл управления производством от приема заказов  до обработки рекламаций.

Партнер

Бизнес-Консоль

Результаты

BPM система охватила все ключевые бизнес-процессы компании :

  • процесс приёма и исполнения оптовых заказов
  • процесс приёма и исполнения розничных заказов; процесс обеспечение производства
  • процесс планирования производства и подготовки сменных заданий; процесс приема и обработки рекламаций и др

Особенности проекта

  • Это первый опыт применения BPM в мебельной отрасли в России
  • В проекте исследовали возможности BPM в контексте Бережливого производства
  • BPMS используется в качестве основной IT-системы
  • Мы демонстрируем путь, как нецифровое предприятие с помощью BPMS трансформируется в эпоху диджитализации

Описание проекта

Видеозапись презентации

BPM как способ узнать глубину кроличьей норы (Банк «Открытие»)

Обладатель приза за самый инновационный BPM-проект года

Целью проекта «Операционная эффективность» является разработка и внедрение системы оценки и управления эффективностью розничной сети Банка на основе витрин, отражающих показатели текущих процессов.

Для оценки успешности проекта разработаны три KPI:

  • Средняя длительность выполнения клиентской операции
  • Утилизация рабочего времени
  • Доля операций, потенциально выносимых в удаленные каналы обслуживания (Мобильный и интернет банк, банкоматы)

Партнер

S&T AG

Результаты

  • Определены корневые причины расхождения с планом продаж – декомпозиция плана продаж до одной операции, точечное воздействие на сеть для изменения подходов в работе, корректировка выполнения процесса в одной точке сети для высвобождения времени на плановые продажи.
  • Синергия продаж и операционной эффективности на одной витрине — оценка показателей по качеству и эффективности за «вчера» и изменение процесса «сегодня», оценка трудозатрат по процессам продаж и обслуживания до уровня единицы сети и выявления процессов для оптимизации с максимальным и быстрым финансовым эффектом.

Особенности проекта

  • Восстановление параметров сквозного бизнес-процесса из разрозненных событий
  • Формирование сквозного дерева процессов
  • 18 IT систем/источников данных, используемых для расчета количества и времени операции
  • Информация на витринах доступна за время T-1
  • 10 аналитических витрин для возможности точечного управления

Перечень работ

В ходе проекта реализованы следующие задачи:

  • Декомпозиция процессов на атомарные (простые) операции
  • Задание ключевых точек для определения метрик процессов
  • Определение KPI по процессам/этапам процесса
  • Разработка механизмов по контролю выполнения целевых значений KPI

Описание проекта

Видеозапись презентации