Опубликовано

Создание общего центра обслуживания HR (X5 GROUP)

В соответствии со стратегией развития компании X5 Group в 2020 году был запущен проект HR ОЦО – проект по переводу транзакционных HR-процессов сети «Пятёрочка» на обслуживание в собственный HR ОЦО. Проект стартовал с началом локдауна, что создало дополнительные трудности с одной стороны, а с другой стороны ещё ярче подсветило необходимость цифровизации рутинных HR-процессов.

В результате самая крупная торговая сеть Х5 Group – «Пятёрочка» – была передана на обслуживание в собственное МФ ОЦО в короткие сроки. Реализация бизнес-процессов с помощью внедренной BPM-системы, позволила отслеживать сроки выполнения операций, ответственных за согласование сторон, статусы согласования и другое. Наличие собственной системы позволяет выявлять потенциальные возможности для оптимизации и автоматизации текущих бизнес-процессов, включая более широкие возможности для интеграции с корпоративными системами. Сотрудники Х5 Group и торговой сети «Пятёрочка» имеют возможность улучшать, внедрять новые бизнес-процессы за счет наличия собственной команды разработки. Для всех сотрудников сети реализован доступ к кадровым заявкам через Личный кабинет сотрудника Пятерочки, который имеет мобильную версию.

Ключевыми показателями на этапе пилота являются: сокращение затрат на HR услуги, и повышение удобства работы пользователей в системе, текущий уровень удовлетворенности пользователей системой составляет 8,5 из 10 (согласно опросу от января 2022 года)

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления (Rutube, VK, Youtube)

Опубликовано

Роботы RPA, как «шина данных» (ГИПЕРГЛОБУС)

О компании

«Глобус» — это международная сеть гипермаркетов, магазины которой представлены в Германии, Чехии и России. Компания является семейным предприятием, основана в 1828 году. «Глобус» в России — 18 гипермаркетов, 60 000 наименований продукции, 1500 наименований товаров под собственными марками, 235 000 покупателей каждый день, около 11 000 сотрудников.

Цель проекта

Основной целью проекта было тестирование технологии RPA, как инструмент для повышения эффективности бизнес-процессов. Для проекта был выбран бизнес-процесс, наиболее подходящий для такого теста: Заведение изменение основных данных контрагента в учётных системах. Процесс соответствует критериям роботизации: регламентированный, структурированный, последовательный, трудоёмкий. Основным критерием выбора также служило то, что процесс проходит между 3-мя разными системами, где ведутся различные учётные данные.

Задачи

  • Сформировать портфель процессов, которые наиболее подходят для использования технологии RPA;
  • Проанализировать и подготовить (оптимизировать) бизнес-процесс для использования в нём робота;
  • Построить алгоритм работы робота;
  • Настроить запуск робота в определенные часы и отправку уведомлений бизнес-пользователям.

Результаты

  • Сокращение среднего времени обработки заявки на 70%;
  • Уменьшение возможных ошибок ввиду человеческого фактора на 30%;
  • Сокращение рутинных операций и перераспределение работы в бизнес-подразделении между сотрудниками;
  • Создана и утверждена стратегия развития технологии RPA в компании;
  • Сотрудники отдела Бизнес-процессов активно изучают технологию RPA и таким образом развивают эту компетенцию внутри компании;
  • Разработан и внедрен процесс сбора заявок на роботизацию процессов.

Ключевой партнер

PIX Robotics

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления (Rutube, VK, Youtube)

Опубликовано

Корпоративная система управления розничной сетью (Санги Стиль)

Цель проекта — внедрение системы, выполняющей роль «единой среды» и обеспечивающей перманентное измерение и оптимизацию ключевых БП, как неотъемлемую составляющую развития компании и средство конкурентоспособности. Основной критерий оптимизации – ресурсы (персонал, материальные ресурсы) которые тратим на выполнение конкретной операционной технологии. Суть — облегчить решение задач и сделать их выполнение быстрее и удобнее, без снижения эффективности и качества.

Цифры проекта

  • Количество торговых точек на начало внедрения — 640
  • Количество участников, выполняющих задачи по процессам – 850
  • Проектная командам (развитие и поддержка системы) — 15

Результаты

  1. Описаны, нормированы по времени и автоматизированы все задачи ключевых бизнес — процессов из списка по проекту (Управление маркетинговыми активностями, Контроль стандартов организации розничных продаж, Управление уровнем доступности товара и послеакционными остатками товара в торговой точке, Управление инцидентами и др.)
  2. Выполнен переход на процессное управление, формализованные бизнес-процессы стали более прозрачны и понятны.
  3. Минимизировано влияние человеческого фактора.
  4. Полностью исчезли операционные разногласия между отделами, участвующими в процессе.
  5. Оперативно принимается решение по негативным отклонениям от требуемого результата по процессу на основе объективной картины работы по процессу в режиме реального времени.
  6. Реализована интеграция с внешними сервисами.

Улучшение показателей ключевых бизнес-процессов:

  • средняя длительность выполнения экземпляра процесса – снижение на 60%
  • качество выполнения бизнес-процесса (учет количества задач «на доработку» в рамках выполнения экземпляра процесса – снижение кол-ва задач «на доработку» на 90%)

Описание проекта

Видеозапись выступления (Rutube, VK, Youtube)

Опубликовано

MF action improvement — Сбрасываем лишнее (Melon Fashion Group)

В конце 2015 руководство компании «Melon Fashion Group» поставило цель стать SLIM – компанией (сбросить всё лишнее). В рамках используемой в компании концепции BPM, была поставлена цель в короткие сроки осуществить обновление бизнес-процессов и сформировать их описание «до должности», доступное для всех сотрудников компании.

Старт проекта по глобальному описанию и оптимизации был запланирован на начало 2016 года, к этому моменту была сформирована команда проекта в составе Генерального директора, Финансового директора, Директора по персоналу и орг. развитию, Заместителя директора по персоналу и орг.развитию, Руководителя службы делопроизводства, Специалиста по описанию бизнес-процессов и Системного аналитика. Внешние консультанты к проекту не привлекались.

Результаты

  • описаны 16 основных и 231 подпроцесс, закреплены их лидеры (владельцы).
  • сформирована единая база знаний, представленная в виде графического и текстового описания процессов, текстового описания субъектов и объектов, участвующих в процессах
  • порядок взаимодействия стал прозрачнее и понятнее
  • зафиксировано повышение внутренней ответственности и эффективности сотрудников
  • в каждом процессе улучшились локальные количественные показатели.

Перечень работ

В качестве системы бизнес-моделирования была выбрана используемая ранее в компании Business Studio, которую было решено дополнить веб-интерфейсом для организации максимально удобного доступа сотрудников компании. В качестве нотации описания были выбраны самые простые для восприятия пользователями: IDEF0 и Cross-Functional Flowchart. Благодаря накопившемуся каталогу описанных ранее процессов, были чётко определены сдерживающие факторы повышения эффективности процессов и узкие места. С учётом этих факторов были расставлены приоритеты в последовательности «взятия» процессов в работу.

Процедура описания и внесения изменений включала в себя основные способы сбора данных и состояла из следующих этапов:

  • Наблюдение, интервьюирование, ознакомление с существующей документацией.
  • Подготовка карты процесса с предложениями по оптимизации.
  • Формирование рабочих групп, организация мозгового штурма.
  • Корректировка процесса TO BE (Метод brown paper).
  • Рассылка итоговой карты процесса TO BE и резюме встречи.
  • Постановка ТЗ на доработки ИС и согласование с участниками рабочих групп.
  • Реализация доработок.
  • Сдача доработок пользователям и обучение.
  • Проверка процесса, внесение корректировок (при наличии изменений).

Ключевой партнер

Современные технологии управления (Business Studio).

Описание проекта

Видеозапись презентации (Rutube, VK, Youtube)