До начала проекта ключевые документы создавались на рабочих местах ответственных сотрудников и хранились на сетевых ресурсах без использования специализированной системы. По мере роста компании, увеличения количества сотрудников и расширения номенклатуры документов поддерживать такой разрозненный архив становилось всё сложнее. Отсутствие централизованного контроля версий и формализованных процедур обработки документов приводило к повышенным трудозатратам на поиск актуальных редакций, согласование и ознакомление, создавая риски использования устаревших версий.

Для решения этих задач был реализован проект по внедрению системы внутреннего электронного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП 3.0». С учётом планируемого подключения более 700 пользователей с разным уровнем подготовки и прав доступа одной из ключевых задач стала настройка детализированного разграничения прав, включая защиту выгружаемых из системы файлов от редактирования на личных устройствах. Это было достигнуто за счёт использования типового функционала гибкой настройки прав и дополнительной доработки, автоматически запрещающей редактирование сохранённых из СЭД файлов. Для каждой организации были разработаны отдельные маршруты согласования и алгоритмы обработки документов с использованием условной маршрутизации, что сократило количество видов документов и повысило управляемость процессов. В рамках проекта реализовано хранение полной истории изменений документов СМК с учётом нумерации, связей и прав доступа: при создании нового документа система выстраивает необходимые связи, регистрирует его и автоматически ограничивает доступ к устаревшим версиям.

В результате «Ларта Гласс» получила единую систему создания, обработки и хранения документов СМК, обеспечивающую централизованный контроль версий и прав доступа для более 700 сотрудников. Процессы обработки документов были формализованы и приведены в соответствие с внутренними регламентами компании, выстроена единая структура, учитывающая 3 организации и их особенности.