Цифровизация сквозных бизнес-процессов на платформе ELMA BPM (S8 Capital)

Сроки проекта:

  • Старт – август 2021
  • Завершение – декабрь 2021

 Задачи проекта:

  • построить прозрачный и легко управляемый сквозной бизнес-процесс «Разработка и печать лотерейных билетов», включающий внешних контрагентов;
  • создать единую информационную среду для оперативного взаимодействия всех участников процесса;
  • обеспечить линейных руководителей инструментами контроля и управления задачами исполнителей (канбан-доска, дашборды).

Результаты проекта:

  • сокращены трудозатраты на «ручной» контроль реализации процесса и синхронизацию действий ключевых функциональных подразделений;
  • минимизированы ключевые риски бизнес-процесса;
  • наработана экспертиза для дальнейшего развития BPMS-платформы собственными силами.

Ключевой партнер

ООО «Элма партнеры»

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Создание общего центра обслуживания HR (X5 GROUP)

В соответствии со стратегией развития компании X5 Group в 2020 году был запущен проект HR ОЦО – проект по переводу транзакционных HR-процессов сети «Пятёрочка» на обслуживание в собственный HR ОЦО. Проект стартовал с началом локдауна, что создало дополнительные трудности с одной стороны, а с другой стороны ещё ярче подсветило необходимость цифровизации рутинных HR-процессов.

В результате самая крупная торговая сеть Х5 Group – «Пятёрочка» – была передана на обслуживание в собственное МФ ОЦО в короткие сроки. Реализация бизнес-процессов с помощью внедренной BPM-системы, позволила отслеживать сроки выполнения операций, ответственных за согласование сторон, статусы согласования и другое. Наличие собственной системы позволяет выявлять потенциальные возможности для оптимизации и автоматизации текущих бизнес-процессов, включая более широкие возможности для интеграции с корпоративными системами. Сотрудники Х5 Group и торговой сети «Пятёрочка» имеют возможность улучшать, внедрять новые бизнес-процессы за счет наличия собственной команды разработки. Для всех сотрудников сети реализован доступ к кадровым заявкам через Личный кабинет сотрудника Пятерочки, который имеет мобильную версию.

Ключевыми показателями на этапе пилота являются: сокращение затрат на HR услуги, и повышение удобства работы пользователей в системе, текущий уровень удовлетворенности пользователей системой составляет 8,5 из 10 (согласно опросу от января 2022 года)

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Комплексный проект по созданию и внедрению Общих центров обслуживания (Комос групп)

Проект включал описание процессов системы управления, их унификацию и стандартизацию с последующей автоматизацией оказания сервисных услуг на базе внедрения BPM-системы. Была проведена централизация функций, создание юридических лиц, построение функции единого окна.

Создание ОЦО позволило производственным предприятиям Агрохолдинга сконцентрироваться на их основных функциях, улучшить качество сервисных услуг и прозрачность системы управления, получить экономический эффект от интеграции процессов. На данный момент создана тикет-система для обращения работников Агрохолдинга в ОЦО на основе сформированных каталогов услуг, идет работа по оптимизации процессов, применению элементов автоматизации (RPA) и сокращению затрат на обработку услуг.

Фактическая экономия от трансформации бизнеса в части выделения ОЦО и внедрения BPMS по итогам 2021 года составила 18 миллионов рублей при планируемых 10млн.руб.

Ключевые партнеры

Банза (ООО ТС Интеграция), ИТ-эксперт

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Трансформация технической поддержки по продукту (IEK GROUP)

Благодаря повышению прозрачности при работе с обращениями обеспечена возможность оперативно отслеживать и маршрутизировать запросы, проводить мониторинг пути прохождения запроса, и следить за сроками получения ответов от внешних экспертов, что является важной составляющей системы, так как на основании полученных данных производится оптимизация и корректировка процессов работы с обращениями.

Дополнительно обеспечена наполняемость базы данных обращений, так как в процессе работы проводится классификация каждого обращения по категориям запросов, и типам продукции.

И в конечном итоге на основании сводной статистики обращений, по типам продукции и категориям запросов, обеспечивается возможность следить за наиболее востребованной клиентами информацией и разрабатывать необходимые технические материалы для потребителей продукции.

Цели

  • Повышение уровня сервиса поддержки клиентов.
  • Повышение прозрачности и прослеживаемости пути прохождения обращений.

Задачи

  • Объединение всех каналов связи и создание единого окна коммуникаций.
  • Разработка портала технической поддержки.
  • Получение обратной связи от клиентов.
  • Сбор статистики.

Уже сделано

  • Внедрена автоматизированная система по работе с обращениями клиентов.
  • Определены целевые показатели работы.
  • Стандартизирована работа тех. поддержки, разработан процесс, рабочие инструкции.
  • Классифицированы категории обращений.
  • Внедрены дополнительные, к email и телефону каналы связи: онлайн чат, Telegram, WhatsApp.
  • Налажена система получения обратной связи от клиентов.
  • Внедрен автоматизированный БП запроса информации у экспертов.
  • Создана БД по обращениям.
  • Настроена система отчетности.

Ключевой партнер

ООО Логика

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Увеличение прибыли в три раза за счёт изменения бизнес-процессов продаж и закупок («Кормовит»)

Цель проекта

Увеличение прибыли торговой компании «Кормовит» за счёт повышения эффективности бизнес-процессов продаж и закупок.

Бизнес-задачи

  1. Расширить клиентскую базу, увеличить продажи новых групп товаров и при этом снизить издержки на работу с заказчиками.
  2. Устранить убытки, которые возникают при длительном резервировании товаров с ограниченными сроками годности, улучшить процесс резервирования товара, регламентировать сроки оплаты и резерва.
  3. Улучшить процессы планирования закупки товаров и формирования прайс-листов, чтобы повысить рентабельность работы.

Сделано

  1. Автоматизирована работа с клиентами юридическими лицами с помощью создания системы личных кабинетов, что обеспечило удобство совершения заказов, прозрачность выбора товаров и позволило покупателям отслеживать процесс доставки в онлайн-режиме.
  2. Пересмотрен и автоматизирован бизнес-процесс резервирования товаров, введены регламенты – сроки, рамки для контроля. Благодаря внедрению данного бизнес-процесса в работу компании «Кормовит» с помощью автоматизации и личных кабинетов клиентов теперь резерв автоматически снимается в программе, если в течение пяти дней не получена оплата по заказу – таким образом был убран «человеческий фактор» и устранены убытки из-за порчи товара, задержек с его доставкой и бесконтрольного неоплаченного бронирования.
  3. Получен оперативный контроль над рентабельностью всех наименований товаров в «Кормовите» и проведена автоматизация управления процессами закупок и реализации. Весь этот комплекс мер направлен на то, чтобы повысить рентабельность работы компании и увеличить её прибыль.

Проектирование внедряемых бизнес-процессов и подготовка ТЗ на их автоматизацию осуществлялись специалистами ГК «Формула» с помощью системы Business Studio.

Итоги проекта

В результате изменения, регламентации и автоматизации бизнес-процессов продаж и закупок годовая прибыль у компании «Кормовит» выросла за 3 года (с 2019 г. по 2021 г.) в 3 раза – с 70 млн до 210 млн рублей. При этом значительный прирост выручки произошел не за счёт увеличения сотрудников в отделе продаж (их количество увеличилось всего лишь с 14 до 17 человек), а за счёт улучшения эффективности управления бизнес-процессами и принимаемых руководством компании решений на основе информации в автоматизированной системе управления.

Ключевой партнер

ГК «Формула»

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Автоматизация бизнес-процесса доставки банковских продуктов физическим лицам (КБ УБРиР)

Автоматизация сквозного бизнес-процесса:

  • сбор заявок на доставку,
  • обработка и планирование,
  • маршрутизация,
  • создание банковских продуктов,
  • подготовка документации,
  • интеграция с партнёрами (курьерскими службами),
  • проверка документации и активация продуктов.

В рамках проекта выполнено моделирование процесса , системный анализ, разработка собственного решения на базе BPMS Camunda, интеграции с банковскими учётными бек и фронт системами. Решение введено в эксплуатацию в ноябре 2021 года. Идёт доработка и развитие.

Ключевой партнер

ООО «Андерсен Групп»

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Создание операционной платформы с интегрированной системой внутреннего контроля (Сколковский институт науки и технологий)

Цели проекта

  • Внедрение риск-ориентированного подхода и системы внутреннего контроля в рамках задачи по повышения операционной эффективности.
  • Реинжиниринг и автоматизация бизнес-процессов Института на основе внедрения проектно-процессного подхода.

Результаты

  • Стандартизация процессов, внедрение системы превентивных контролей, интеграции комплаенс процедур во все процессы позволили обеспечить базу для создания эффективной системы принятия решений с учетом рисков.
  • Реинжниринг бизнес-процессов — оптимизация сквозных процессов, улучшение качества кросс-функциональных взаимодействий и ускорение процессов принятия решений благодаря прозрачности и системности: сквозные процессы с более коротким временным циклом, внедрение стандартных процедур во всех функциях и единообразный подход к типовым задачам;
  • Формирование качественно новой культуры управления и осуществления операционной деятельности. Распределение ответственности – назначение ответственного за каждый шаг процесса позволяет исключить дублирование и упрощает отслеживание динамики операций;
  • Для обеспечения функций и сквозных процессов внедрен комплекс взаимосвязанных ИТ бизнес-приложений — внедрены и интегрированы между собой ERP-система на базе MS Dinamics AX 2012 R3, СЭДО Directum, система финансового планирования и аналитики IBM Cognos TM1.
  • Автоматизация процессов и контролей в режиме «стандартизированных workflow» позволила обеспечить удаленный режим работы и снизить влияние человеческого фактора.
  • Заложены основы для дальнейшего масштабирования полученных результатов в локальных процессах основной деятельности, в частности, управление лабораторными исследованиями и материалами, управление центром коллективного пользования оборудования, управление персоналом в проектах.

Извлеченные уроки

  • Реинжиниринг процессов требует трансформации менталитета: меняются процессы и привычки, происходит изменение ценностей;
  • Лучший способ изменения привычек – естественные ограничения системы;
  • Трансформация – это навсегда. Аппетит к качественным изменениям прививается не всегда легко, зато остается навсегда.

Ключевой партнер

KPMG

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Реинжиниринг основных бизнес-процессов компании: CRM, Рейтинговый процесс, Отчетность, ЭДО (АКРА)

Проект по реинжинирингу основных бизнес-процессов является одним из наиболее сложных проектов по автоматизации. В рамках данного проекта были автоматизированы сразу несколько ключевых бизнес-процессов Агентства:

  1. Процессы работы с клиентами;
  2. Рейтинговый процесс – процесс по предоставлению основных услуг АКРА;
  3. Процессы электронного документооборота;
  4. Процесс подготовки и предоставления регуляторной отчетности.

Осуществляемый проект не является автоматизацией процессов «как есть», а направлен на реинжиниринг, переопределение и переосмысление процессов компании. При реализации проекта команда сталкивалась с трудностями и успешно их разрешала, поэтому, данный проект отличается не только функциональной инновационностью, но и инновациями в сфере реализации и управления проектами.

Ключевой партнер

EPAM Systems

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Ортодоксальный BPM vs Офисная Бюрократия — счет 2:0 (Микрон)

ГК «Микрон» – крупнейший производитель и экспортер микроэлектроники в России, центр экспертизы и технологический лидер российской полупроводниковой отрасли. ГК «Микрон» входит в компанию «Элемент», объединившую микроэлектронные предприятия госкорпорации «Ростех» и АФК «Система».

«Процессы работают так, как диктуют бизнес-правила. Таким образом, эффективность компании напрямую зависит от качества процессов и правил» (цитата из BPM CBOK). При работе над критически важными для любого крупного промышленного предприятия процессами закупок и продаж с целью значительного ускорения темпов заключения сделок и повышения операционной эффективности бизнеса, мы столкнулись с отсутствием критически значимого числа бизнес-правил на этапе согласования и подписания контракта. Эти знания были исторически неотделимы от своих носителей – офисной бюрократии в лице уполномоченных лиц, осуществляющих повседневный контроль за созданием и использованием таких правил (в подавляющем большинстве — негласных), а также выработкой и согласованием условий заключения сделок.

Офисная бюрократия оказалась не заинтересована в выявлении и формализации всех бизнес-правил в зоне своей ответственности. Фактически результат всего процесса end-to-end ставился в зависимость от личного мнения согласующего, которое могло меняться, а количество предъявляемых требований и формы их соответствия многократно дублировались большинством контролеров, создавая ненужную цикличность в процессах, увеличивая сумму работ с контрактом. Ситуацию консервировало традиционное применение системы электронного документооборота (СЭД), а также отсутствие запроса на кардинальные изменения со стороны ее участников, делая бизнес-логику согласования с дорожками ответственных де-факто единственно возможной. Кардинально улучшить сквозные процессы, включающие процедуры согласования и подписания контракта, до своих целевых метрик и без отказа от самой парадигмы согласования и обслуживающей эту парадигму СЭД оказалось невозможно.

Проектная команда получила карт-бланш со стороны высшего руководства на любые решения «своими силами», не требующие заметных вложений, и добилась целевых результатов:

  • созданы и автоматизированы (на движке BPMS) end-to-end сервисы закупок и продаж, определены и назначены ответственные владельцы и исполнители по всем сквозным цепочкам процессов;
  • возросла стабильность и управляемость процессов, модели сервисов закупок и продаж управляются бизнес-правилами, которые для более чем 90% всех процессных треков обходятся без «ручной» маршрутизации и делегирования;
  • исключена потеря заявки или заказа, в разы снижено число возвратов документов на доработку по требованию контрагента, в разы снижена вероятность возврата на доработку по требованию внутреннего эксперта;
  • осуществляется обратная связь с инициатором для оценки его удовлетворенности качеством услуги;
  • значительно снижена длительность нахождения готовой продукции на складе в период контрактации;
  • существенно сокращен суммарный пул работ с контрактом на всех этапах работы с ним и, как следствие, общая трудоемкость работ;
  • общая длительность процессов закупок и продаж с момента инициации заявки / поступления заказа сокращена до целевых метрик;
  • в корпоративной ERP-системе организовано полное досье сделки со всей необходимой информацией и хронологией ее событий.

Сервисы закупок и продаж полностью ориентированы на работу с формальной бизнес-логикой и при заключении контракта мы больше не используем СЭД по его прямому назначению (маршруты согласования документа). Открыты возможности для дальнейших улучшений на уровне потоков работ.

Но наиболее важным результатом этого проекта реинжиниринга стал заметный ментальный сдвиг у участников процессов, открывший многим из них «процессное зрение», которое теперь умеет различать не лиц, уполномоченных по договору и уполномоченных на его согласование, а новые процессные роли заказчика и исполнителя.

Описание проекта

Видеозапись выступления

Управление технологическим присоединением (Башкирская электросетевая компания)

В рамках внедрения ERP-системы формализован, оптимизирован и автоматизирован в BPMS-системе сквозной бизнес-процесс технологического присоединения новых потребителей к электрической сети.

Партнер

Софт-портал проект

Результаты

Благодаря реализации личного кабинета потребителя и  возможности использования ЭЦП без необходимости передачи бумажных документов услуга технологического подключения стала более доступной для потребителей.

Срок технологического присоединения типового потребителя мощностью до 150 кВт сократился с 157 дней в 2014 г. до 40 дней в 2018 г.

Описание проекта

Презентация проекта

Видеозапись выступления

Создание Многофункционального общего центра обслуживания (FESCO)

FESCO — группа компаний, оказывающая услуги морского, железнодорожного, автомобильного транспорта. Головная компания группы — «Дальневосточное морское пароходство».

На базе ООО «Сервисный центр FESCO» разработана и внедрена модель целевых бизнес-процессов многофункционального общего центра обслуживания группы компаний FESCO. В рамках проекта созданы фронт-офисы ОЦО в основных локациях формирования и обработки документов: Москва, Санкт-Петербург, Магадан, Владивосток, Новосибирск, Новороссийск и т.д.

Партнер

ABBYY

Результаты

Создана специальная технология, позволяющая формировать электронный онлайн-архив. Все документы обрабатываются в течение 72 часов.

Описание проекта

Презентация проекта

Видеозапись выступления

Система автоматизации процессов НИУ ВШЭ «Вышка-BPM» (Высшая школа экономики)

Проект автоматизации бизнес-процессов университета, включающий более 200 автоматизированных сервисов университета для научных и административных работников, преподавателей, студентов и участников конференций. В рамки проекта вошли процессы Научного блока, Учебного блока, а также ИТ-процессы (100%), кадровые, правовые, финансовые, административно-хозяйственные, а также сервисы Управления делами.

Партнер

K2

Результаты

В сутки в системе осуществляется оказание от 300 до 800 услуг, особенностью системы является автоматизация полного цикла сервиса — подача заявки, автоматическое направление ее в работу в зависимости от заданных условий, обработка цепочкой исполнителей или полностью автоматически роботами, передача на оценку пользователю результатов, а также эскалация в случае низкой оценки руководству на «разбор полетов».
Пользователями системы является более 6000 человек (ожидается до 60000 человек в 2019 году), исполнителями — около 300 человек.

Описание проекта

Презентация проекта

Видеозапись выступления