Создание операционной платформы с интегрированной системой внутреннего контроля (Сколковский институт науки и технологий)

Цели проекта

  • Внедрение риск-ориентированного подхода и системы внутреннего контроля в рамках задачи по повышения операционной эффективности.
  • Реинжиниринг и автоматизация бизнес-процессов Института на основе внедрения проектно-процессного подхода.

Результаты

  • Стандартизация процессов, внедрение системы превентивных контролей, интеграции комплаенс процедур во все процессы позволили обеспечить базу для создания эффективной системы принятия решений с учетом рисков.
  • Реинжниринг бизнес-процессов — оптимизация сквозных процессов, улучшение качества кросс-функциональных взаимодействий и ускорение процессов принятия решений благодаря прозрачности и системности: сквозные процессы с более коротким временным циклом, внедрение стандартных процедур во всех функциях и единообразный подход к типовым задачам;
  • Формирование качественно новой культуры управления и осуществления операционной деятельности. Распределение ответственности – назначение ответственного за каждый шаг процесса позволяет исключить дублирование и упрощает отслеживание динамики операций;
  • Для обеспечения функций и сквозных процессов внедрен комплекс взаимосвязанных ИТ бизнес-приложений — внедрены и интегрированы между собой ERP-система на базе MS Dinamics AX 2012 R3, СЭДО Directum, система финансового планирования и аналитики IBM Cognos TM1.
  • Автоматизация процессов и контролей в режиме «стандартизированных workflow» позволила обеспечить удаленный режим работы и снизить влияние человеческого фактора.
  • Заложены основы для дальнейшего масштабирования полученных результатов в локальных процессах основной деятельности, в частности, управление лабораторными исследованиями и материалами, управление центром коллективного пользования оборудования, управление персоналом в проектах.

Извлеченные уроки

  • Реинжиниринг процессов требует трансформации менталитета: меняются процессы и привычки, происходит изменение ценностей;
  • Лучший способ изменения привычек – естественные ограничения системы;
  • Трансформация – это навсегда. Аппетит к качественным изменениям прививается не всегда легко, зато остается навсегда.

Ключевой партнер

KPMG

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Реинжиниринг основных бизнес-процессов компании: CRM, Рейтинговый процесс, Отчетность, ЭДО (АКРА)

Проект по реинжинирингу основных бизнес-процессов является одним из наиболее сложных проектов по автоматизации. В рамках данного проекта были автоматизированы сразу несколько ключевых бизнес-процессов Агентства:

  1. Процессы работы с клиентами;
  2. Рейтинговый процесс – процесс по предоставлению основных услуг АКРА;
  3. Процессы электронного документооборота;
  4. Процесс подготовки и предоставления регуляторной отчетности.

Осуществляемый проект не является автоматизацией процессов «как есть», а направлен на реинжиниринг, переопределение и переосмысление процессов компании. При реализации проекта команда сталкивалась с трудностями и успешно их разрешала, поэтому, данный проект отличается не только функциональной инновационностью, но и инновациями в сфере реализации и управления проектами.

Ключевой партнер

EPAM Systems

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Ортодоксальный BPM vs Офисная Бюрократия — счет 2:0 (Микрон)

ГК «Микрон» – крупнейший производитель и экспортер микроэлектроники в России, центр экспертизы и технологический лидер российской полупроводниковой отрасли. ГК «Микрон» входит в компанию «Элемент», объединившую микроэлектронные предприятия госкорпорации «Ростех» и АФК «Система».

«Процессы работают так, как диктуют бизнес-правила. Таким образом, эффективность компании напрямую зависит от качества процессов и правил» (цитата из BPM CBOK). При работе над критически важными для любого крупного промышленного предприятия процессами закупок и продаж с целью значительного ускорения темпов заключения сделок и повышения операционной эффективности бизнеса, мы столкнулись с отсутствием критически значимого числа бизнес-правил на этапе согласования и подписания контракта. Эти знания были исторически неотделимы от своих носителей – офисной бюрократии в лице уполномоченных лиц, осуществляющих повседневный контроль за созданием и использованием таких правил (в подавляющем большинстве — негласных), а также выработкой и согласованием условий заключения сделок.

Офисная бюрократия оказалась не заинтересована в выявлении и формализации всех бизнес-правил в зоне своей ответственности. Фактически результат всего процесса end-to-end ставился в зависимость от личного мнения согласующего, которое могло меняться, а количество предъявляемых требований и формы их соответствия многократно дублировались большинством контролеров, создавая ненужную цикличность в процессах, увеличивая сумму работ с контрактом. Ситуацию консервировало традиционное применение системы электронного документооборота (СЭД), а также отсутствие запроса на кардинальные изменения со стороны ее участников, делая бизнес-логику согласования с дорожками ответственных де-факто единственно возможной. Кардинально улучшить сквозные процессы, включающие процедуры согласования и подписания контракта, до своих целевых метрик и без отказа от самой парадигмы согласования и обслуживающей эту парадигму СЭД оказалось невозможно.

Проектная команда получила карт-бланш со стороны высшего руководства на любые решения «своими силами», не требующие заметных вложений, и добилась целевых результатов:

  • созданы и автоматизированы (на движке BPMS) end-to-end сервисы закупок и продаж, определены и назначены ответственные владельцы и исполнители по всем сквозным цепочкам процессов;
  • возросла стабильность и управляемость процессов, модели сервисов закупок и продаж управляются бизнес-правилами, которые для более чем 90% всех процессных треков обходятся без «ручной» маршрутизации и делегирования;
  • исключена потеря заявки или заказа, в разы снижено число возвратов документов на доработку по требованию контрагента, в разы снижена вероятность возврата на доработку по требованию внутреннего эксперта;
  • осуществляется обратная связь с инициатором для оценки его удовлетворенности качеством услуги;
  • значительно снижена длительность нахождения готовой продукции на складе в период контрактации;
  • существенно сокращен суммарный пул работ с контрактом на всех этапах работы с ним и, как следствие, общая трудоемкость работ;
  • общая длительность процессов закупок и продаж с момента инициации заявки / поступления заказа сокращена до целевых метрик;
  • в корпоративной ERP-системе организовано полное досье сделки со всей необходимой информацией и хронологией ее событий.

Сервисы закупок и продаж полностью ориентированы на работу с формальной бизнес-логикой и при заключении контракта мы больше не используем СЭД по его прямому назначению (маршруты согласования документа). Открыты возможности для дальнейших улучшений на уровне потоков работ.

Но наиболее важным результатом этого проекта реинжиниринга стал заметный ментальный сдвиг у участников процессов, открывший многим из них «процессное зрение», которое теперь умеет различать не лиц, уполномоченных по договору и уполномоченных на его согласование, а новые процессные роли заказчика и исполнителя.

Описание проекта

Видеозапись выступления

Управление технологическим присоединением (Башкирская электросетевая компания)

В рамках внедрения ERP-системы формализован, оптимизирован и автоматизирован в BPMS-системе сквозной бизнес-процесс технологического присоединения новых потребителей к электрической сети.

Партнер

Софт-портал проект

Результаты

Благодаря реализации личного кабинета потребителя и  возможности использования ЭЦП без необходимости передачи бумажных документов услуга технологического подключения стала более доступной для потребителей.

Срок технологического присоединения типового потребителя мощностью до 150 кВт сократился с 157 дней в 2014 г. до 40 дней в 2018 г.

Описание проекта

Презентация проекта

Видеозапись выступления

Создание Многофункционального общего центра обслуживания (FESCO)

FESCO — группа компаний, оказывающая услуги морского, железнодорожного, автомобильного транспорта. Головная компания группы — «Дальневосточное морское пароходство».

На базе ООО «Сервисный центр FESCO» разработана и внедрена модель целевых бизнес-процессов многофункционального общего центра обслуживания группы компаний FESCO. В рамках проекта созданы фронт-офисы ОЦО в основных локациях формирования и обработки документов: Москва, Санкт-Петербург, Магадан, Владивосток, Новосибирск, Новороссийск и т.д.

Партнер

ABBYY

Результаты

Создана специальная технология, позволяющая формировать электронный онлайн-архив. Все документы обрабатываются в течение 72 часов.

Описание проекта

Презентация проекта

Видеозапись выступления

Система автоматизации процессов НИУ ВШЭ «Вышка-BPM» (Высшая школа экономики)

Проект автоматизации бизнес-процессов университета, включающий более 200 автоматизированных сервисов университета для научных и административных работников, преподавателей, студентов и участников конференций. В рамки проекта вошли процессы Научного блока, Учебного блока, а также ИТ-процессы (100%), кадровые, правовые, финансовые, административно-хозяйственные, а также сервисы Управления делами.

Партнер

K2

Результаты

В сутки в системе осуществляется оказание от 300 до 800 услуг, особенностью системы является автоматизация полного цикла сервиса — подача заявки, автоматическое направление ее в работу в зависимости от заданных условий, обработка цепочкой исполнителей или полностью автоматически роботами, передача на оценку пользователю результатов, а также эскалация в случае низкой оценки руководству на «разбор полетов».
Пользователями системы является более 6000 человек (ожидается до 60000 человек в 2019 году), исполнителями — около 300 человек.

Описание проекта

Презентация проекта

Видеозапись выступления