Внедрение единого процессного портала ПАО «Газпром нефть» (Газпром нефть)

Создание и внедрение удобного инструмента, доступного всем сотрудникам, для работы с процессной моделью Компании.

Задачи портала

  • предоставить возможность просмотра и работы с процессной моделью Компании в браузере без использования специализированного ПО и без получения доступов любым сотрудникам Компании,
  • обеспечить управление жизненным циклом процесса от идеи до утверждения,
  • предоставить сервис самообслуживания для описания процессов.

Возможности портала

  • изучить процессную модель Компании, посмотреть процессную аналитику (дашборды),
  • найти и проанализировать модель интересующего утвержденного бизнес-процесса, обсудить с коллегами, прокомментировать, предложить улучшения (подать заявку на изменение процесса),
  • создать эскиз нового бизнес-процесса, экспортировать в PDF,
  • создать рабочую группу по улучшению бизнес-процесса.

Ключевой партнер

Next Consulting

Описание проекта

Внутрикорпоративная обучающая платформа (АМО-Новосибирск)

Простая и понятная обучающая платформа, от начала и до конца сделанная на ELMA 4.

Цель предлагаемой технологии – автоматизировать процесс внутрикорпоративного обучения без покупки или разработки дополнительного ПО.

В ходе достижения этой цели решаются следующие задачи:

  • Первая. Обучающие программы должны быть разделены на компетенции по специализированным темам. Каждая тема содержит три уровни владения компетенцией:
    1. Newbie – обидный уровень, который присваивается в случае неудачи на первом этапе.
    2. Junior
    3. Middle
    4. Senior
  • Вторая задача – обучающие программы по каждому уровню каждой компетенции через процесс загружаются назначенным ответственным лицом.
  • Третья задача – любой сотрудник может в любое время запустить процесс аттестации, выбрать интересующую его компетенцию, получить обучающую программу и пройти тестирование. ELMA сама проверяет историю предыдущих аттестаций, предлагает соответствующие учебные материалы и в случае соблюдения сроков проводит тестирование. Результаты аттестации заносятся в справочник.

Описание проекта

Оптимизация бизнес-процессов Фонда через создание ЭДО по операциям НПО с бэк-офисом на аутсорсинге (НПФ «БЛАГОСОСТОЯНИЕ)

Уже более 10 лет НПФ «БЛАГОСОСТОЯНИЕ» управляет деятельностью, применяя современные технологии и методы. 1 января 2020 года специалистами Фонда была завершена оптимизация бизнес-процессов блока «финансово-экономическая деятельность» и введен в эксплуатацию обмен бухгалтерскими документами с внешними контрагентами Фонда по административно-хозяйственной деятельности.

После успешного внедрения результатов проекта, упомянутого выше, руководством Фонда поставлена задача повысить эффективность основных бизнес-процессов Фонда. В рамках проводимой оптимизации было поручено внедрить электронный документооборот по операциям негосударственного пенсионного обеспечения с бэк-офисом на аутсорсинге – с АО «Специализированный пенсионный администратор» .

Процессы Фонда в которых есть процедуры/операции, переданные на реализацию в АО «СПА», оказывающее Фонду на основании заключенного договора услуги по ведению пенсионных договоров и обслуживанию пенсионных счетов, уже на старте проекта были зрелыми бизнес-процессами с высоким уровнем автоматизированных операций. Но эффективность этой деятельности можно было значительно повысить, изменив порядок, по которому информация/документы НПО передавалась между Фондам и ЗАО «СПА» по зашифрованным каналам в электронном виде и подтверждалась бумажными документами с печатью (-ями) и подписью (-ями).

На стадии планирования и предварительного анализа рабочая группа рассматривала возможность организовать обмен информацией/документами через Сервис.Диадок (по аналогии с обменом бухгалтерскими документами с внешними контрагентами Фонда по АХД) посредством разработки совместно со специалистами Сервис.Диадок неформализованных документов (стоимость разработки и поддержки 1 документа – 85 тысяч рублей в год). Но на стадии проработки данного решения специалисты столкнулись с ограничениями в связи с тем, что Контур.Диадок не имеет лицензии на передачу информации/документов, содержащих персональные данные и, при более глубинном анализе вопроса, возникли сложности с шифровкой и пакетной передачей информации/документов НПО. Так же на первый план вышел вопрос окупаемости проекта при такой стоимости разработки и поддержки.

Столкнувшись с указанными выше вызовами рабочая группа проекта провела:

  • сценарное (кейсовое) моделирование бизнес-процесса (ПО Business Studio) с целью повышения эффективность процесса и последующей реализуемой автоматизации и обеспечения быстрого реагирования на изменения;
  • анализ всех документов, участвующих в документообороте, в результате которого разделили их на три группы: технические не требующие подписей сторон; отчеты, требующие подтверждение только одной стороной – исполнителем; и акты, которые необходимо заверять обеими сторонами.
  • анализ возможных ИТ-решений с учетом требований российского законодательства и требований регуляторов.

В результате внедрили следующее решение: в зависимости от наличия усиленной квалифицированной электронной подписи (далее –УКЭП) и количества сторон, подписывающих юридически значимые электронные документы (далее – ЮЗЭД) УКЭП, электронные документы передаются в процессе по разным телекоммуникационный каналам связи.

Так же при внедрении ИТ-решений использованы технологии автоматической маршрутизация задач на обработку документов в зависимости от входящих данных и бесшовная интеграция с учетной системой. В ЭДО НПО предусмотрено шифрование и дешифрование файлов, содержащих персональные данные, обеими сторонами обмена посредством КриптоПро и организовано информирование специалистов Фонда и СПА через рабочую электронную почту об отправке, прочтении и получении юридически значимого электронного документа.

Информационные системы проекта: «Сервис. Диадок»; 1С: БНФО; 1С: ЭДО; АИС «ПЕГАС»; ПО Business Studio; КриптоПро; Электронная почта.

Результаты:

  1. при реализации пенсионных бизнес-процессов Фонда обмен информацией/документами НПО осуществляется через ЭДО по трем телекоммуникационным каналам с использованием технологии автоматической маршрутизация задач на обработку документов в зависимости от входящих данных и бесшовная интеграция с учетной системой
  2. актуализированы регламенты бизнес-процессов по основной деятельности с учетом внедрения ЭДО НПО
  3. разработан и утвержден регламент документооборота между структурными подразделениями центрального аппарата АО «НПФ «БЛАГОСОСТОЯНИЕ» для осуществления бухгалтерского и налогового учета по договорам негосударственного пенсионного обеспечения со схемами осуществления ЭДО по операциям НПО
  4. достигнуто сокращение сроков отражения операций по НПО в бухгалтерском учете, а также высвобождение дополнительных временных ресурсов работников подразделений Фонда (экономия — 2123 человеко-часа в год)
  5. полностью ликвидирован бумажный документооборот с бек-офисом на аутсорсинге по операциям НПО. Полный охват документов Фонда для бухгалтерского учета операций НПО (более 100 форм НПО и вся неформализованная переписка). Это повлекло сокращение затрат на бумагу и архивное хранение – 90 тыс. рублей в год и высвободило сокращение операций, достаточных для высвобождения 1 ПШЕ
  6. экономия в связи с выбранной методологией и технологий реализации процессов в проекте – 8 550 400 рублей в год

Описание проекта

Организация процессов Ситуационного центра Губернатора Сахалинской области в целях обеспечения безопасности граждан в период пандемии COVID-19 (Центр региональной цифровой трансформации Сахалинской области)

Государственное казенное учреждение Сахалинской области «Центр региональной цифровой трансформации» является интегратором цифровых технологий в ключевые аспекты деятельности Правительства Сахалинской области.

В 2020 году Сахалинская область столкнулась с критическим вызовом внешней среды в оказании противодействия COVID19. Для снижения последствий пандемии при Правительстве Сахалинской области был организован оперативный штаб немедленного реагирования. Использование процессной модели позволило в короткие сроки (март 2020) запустить слаженную работу штаба и обеспечить ее быструю «перестройку на ходу».

Основные реализованные мероприятия применения процессной модели следующие:

  1. Подготовка единой модели ситуационного центра (СЦ). Выявлено дублирование функций и перераспределение ресурсов.
  2. Организация инструкций оператора, аналитика и дежурного СЦ с возможностью централизованного доступа к единой базе и возможности оперативного внесения изменений.
  3. Организация единой аналитической работы в рамках совмещения процессов работы СЦ и отдела системного анализа.
  4. Формирование и контроль маршрута расселения прибывших граждан для прохождения необходимых процедур обсервации с привлечение предприятий гостиничного сектора.
  5. Контроль прохождения обсервации и мониторинг гражданской активности с использованием функционала ИС «Безопасный город» (БГ).

Использование современных процессных методов организации работы подразделений Правительства Сахалинской области позволило избежать кризиса в системе противодействия пандемии.

Штаб организован в течение недели со дня вступления в силу Указа Губернатора № 16 от 18.03.2020 «О введении в Сахалинской области режима повышенной готовности». Мобилизован постоянный штат сотрудников, организован контроль информационных потоков, организован диспетчерский центр по взаимодействию с органами исполнительной власти, структурами, участвующими в противодействии пандемии. Введены регламенты, разработаны инструкции оперативных дежурных, подготовлены и утверждены формы оперативных отчетов, организован сбор и представление аналитической информации.

Результаты

  • Организована работа СЦ в составе: дежурный, распределённая служба операторов данных (до 10 человек), аналитики данных. С использованием процессных моделей службы СЦ обеспечивались актуальными инструкциями в изменяющихся внешних условиях.
  • Обеспечено создание и функционирование информационной системы «Карантин», отвечающей за формирование структурированных данных по персонам и построение на их основе аналитической отчетности.
  • Обеспечено взаимодействие со службами аэропорта, в частности, обеспечение контролирующих органов поименным списком пассажиров до момента приземления рейса.
  • Обеспечено эффективное взаимодействие с оперативными службами касательно выявления фактов нарушения гражданами режимов изоляции.
  • Проконтролировано размещение в обсервациях более 5000 человек.
  • Была обеспечена работы группы эпидемиологической разведки министерства здравоохранения Сахалинской области по формированию и локализации групп контактных граждан, контроля мест их контактирования.

Ключевой партнер

Группа компаний «Современные технологии управления»

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Автоматизация процессов управления сервисом с помощью BPM-платформы (АТОЛ)

АТОЛ – одна из крупнейших Российских компаний, занимающаяся полным циклом производства оборудования: от идеи до готового продукта. Спектр продукции АТОЛ очень широк — от автоматизации предприятий торговли, общественного питания и сферы услуг до создания продуктов для автомобильного рынка.

Мы предоставляем широкий ассортимент продуктов и ПО для решения задач, связанных с маркировкой товаров: от ввода в оборот и отгрузки до маркировки остатков, приёмки и продажи покупателю. В линейке – более 20 онлайн-касс, соответствующих требованиям 54-ФЗ, принципиально новый класс контрольно-кассовой техники – «Ньюджеры», смарт-терминалы. Облачный сервис компании, «АТОЛ Онлайн», является первым и одним из самых крупных в РФ среди KaaS-решений («касса как сервис») по занимаемой доле рынка. Также АТОЛ поставляет POS-оборудование и решения для автоматизации склада. Мы работаем через дистрибуторскую сеть, которая насчитывает свыше 2 000 партнеров и субпартнеров.

Цели проекта

  1. Повысить удовлетворенность конечных потребителей ИТ-услуг
  2. Повысить уровень управляемости и контроля процессов категории «Управление сервисом»

До реализации проекта существовали следующие проблемные симптомы в части предоставления сервисных услуг и технической поддержки:

  1. История коммуникаций с клиентом централизованно не фиксировалась
  2. Сложно было планировать деятельность выездных инженеров и АСЦ
  3. Сложно было контролировать одновременное выполнение множества процессов, принимать правильные решения (неполнота данных в отчетности, длительность получения данных, достоверность данных)
  4. У партнеров отсутствовала возможность самостоятельно регистрировать обращения и следить за ходом их выполнения
  5. На предоставление развернутых ответов по типовым обращениям тратилось больше времени, чем сейчас

Результаты проекта

  1. Внедрена платформа Creatio, в которой выстроены исполняемые процессы для нескольких направлений Сервиса:
    1.1. Работа с обращениями конечных клиентов по продуктам Sigma (плюс интеграция с телефонией, с мессенджерами)
    1.2. Услуги Коммерческого сервиса (бизнес-процессы работы с обращениями и конфигурационными единицами корпоративных клиентов, работа с заказ-нарядами для сервисных партнеров, планирование выполнения «плановых работ»)
    1.3. Услуги технической поддержки для авторизованных партнеров («некоробочные» бизнес-процессы)
  2. Настроена интеграция с порталом ATOL Connect, на котором партнеры могут:
    2.1. отслеживать выполнение работы по обращениям
    2.2. контактировать с сервисными инженерами в форме переписки
    2.3. искать решение самостоятельно при помощи статей базы знаний

Команда проекта:

Заказчик: владелец процессов категории «Управление сервисом» — директор департамента Сервиса.

Созаказчики: менеджеры процессов — руководители служб (служба коммерческого сервиса, служба техподдержки, служба клиентского сервиса)

Проект выполняется своими силами — сотрудниками департамента развития систем управления.

Благодаря проекту удалось изменить подход в предоставлении услуг сервиса, сократить стоимость выполнения процессов, «облегчить» жизнь клиентов и партнеров. Оцифровка результатов будет представлена в презентации.

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Внедрение Системы комплексной автоматизации коммуникаций и бизнес-процессов оператора связи ARENA (Мотив телеком)

Целью проекта было внедрение комплексной системы для управления и автоматизации бизнес-процессов в части клиентского обслуживания, обработки запросов, инцидентов, проблем и технических, инженерных и маркетинговых задач разного рода, возникающих в Компании:

  • в ходе взаимодействия с клиентами и партнерами по техническим, юридическим и финансовым вопросам (CRM);
  • разработки, поддержки и продвижения существующих и новых продуктов и услуг оператора связи;
  • планировании и проведении маркетинговых мероприятий;
  • в ходе выработки решений или совместной работы над проблемой или задачей между сотрудниками Компании;
  • при поддержке внутренних и внешних ИТ-систем, телекоммуникационного оборудования и корпоративных сервисов (ESM).

По итогам проекта в системе обрабатывается около 3 млн. обращений клиентов ежегодно, реализованы интеграции с системами телефонии и омниканального обслуживания («единое окно» для оператора), биллинга и множеством справочных систем. Кроме этого система выполняет роль CRM в части агрегации всей информации по клиентам для формирования 360-view каждого клиента и Inventory-системы в части учета инфраструктуры и каналов связи.

Ключевой партнер

NAUMEN

Описание проекта

Комплексный подход к организационному развитию в проектно-ориентированной компании (Русатом Оверсиз)

АО «Русатом Оверсиз» (АО РАОС) — компания Госкорпорации «Росатом», ответственная за продвижение на зарубежных рынках интегрированного предложения проектов сооружения АЭС, атомных станций малой мощности (АСММ) и центров ядерной науки и технологий (ЦЯНТ). Ключевыми задачами АО РАОС являются рост зарубежного портфеля заказов предприятий Госкорпорации «Росатом» и сохранение лидирующих позиций России на глобальном атомном рынке.

Цели проекта

  • повысить информированность работников о бизнес-процессах организации и изменениях, происходящих в организации, а также сократить время разработки и актуализации документов;
  • вовлечь работников организации в непрерывный процесс улучшения бизнес-процессов;
  • обмен опытом и применение референтных моделей бизнес-процессов в дочерние организации;
  • выстроить легко масштабируемую организационную структуру, позволяющую без существенных изменений (роста численности / удорожания) наращивать и развивать внутренние компетенции и ориентированную на эффективное выполнение поставленных задач;
  • повысить эффективность управления компанией за счет четкого разделения полномочий руководителей прямого подчинения руководителю организации и распределения функционала структурных подразделений.

Ключевой партнер

Группа компаний «Современные технологии управления»

Описание проекта

Опыт + BPMS + ГИС = эффективное решение для управления земельными активами (Белгородская ипотечная корпорация)

В данном проекте рассматривается работа АО «Белгородская ипотечная корпорация». Компания является региональным оператором земельных активов Белгородской области. Главные задачи оператора – освоение территории с целью реализации программ по развитию индивидуального жилищного строительства, а также оказание содействия и контроль строительства инженерных сетей, сооружений и автомобильных дорог на осваиваемой территории. Основным элементом управления для оператора является земельный актив. Производить их учёт, инвентаризацию и анализ эффективно невозможно без применения карт в геоинформационных системах.

Большинство представленных на рынке геоинформационных систем не имеют функционала для организации процессного управления и в большинстве случаев выполняют исключительно задачи визуализации. Однако отказ от использования геоинформационных систем повлечёт значительное снижение производительности труда.

В то же время, чтобы точно и полно описать, а затем и контролировать метрики бизнес-процессов, необходимо использование BPMS. Компромисс невозможен, необходима геоинформационная система, плотно интегрированная с BPMS.

В данном проекте описано решение, в котором отражены лучшие практики и приёмы управления земельными активами Белгородской ипотечной корпорации. С данным комплексом информационных систем становится возможным быстрое и качественное применение данных практик в других регионах Российской Федерации, даже там, где индивидуальное жилищное строительство не развито или отсутствует совсем.

Ключевой партнер

ООО «АВМ-Технология»

Описание проекта

Автоматизация процесса «Бюджетирование и управление деятельностью» (Азиатский Газопровод)

Перед компанией стояла задача пересмотреть и автоматизировать процесс «Бюджетирование и управление деятельностью», повысить его эффективность и прозрачность.

Цели проекта:

  • унифицировать процесс бюджетирования операционной и инвестиционной деятельности компании;
  • оптимизировать модель сбора данных;
  • сократить сроки на согласование бюджетов и формирование отчетности;
  • улучшить взаимодействие между департаментами компании.

После реализации инициативы улучшилась управляемость компанией за счет сокращения времени на получение информации о потребности в ресурсах в режиме реального времени. Повысилась информативность и структурированность данных. Улучшилось взаимодействие между департаментами компании за счет систематизации и оптимизации бизнес-процессов. Сократилось время выполнения операций по функциональным направлениям, а также уменьшились сроки на адаптацию новых пользователей.

Ключевые партнеры

ТОО RichFit International

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

От описания модели до процессного офиса (Котельное оборудование и трубопроводы)

Сегодня управление бизнес-процессами, а именно их цифровизация — необходимая ступень в дальнейшем развитии компании и сотрудников. К автоматизации бизнес-процессов постепенно приходят компании из разных сфер бизнеса. Масштабирование бизнеса с уменьшениями затрат, создание уникальных метрических технологий, снижение количества брака на производстве и увеличение числа клиентов — малая часть, чего достигла компания после внедрения BPM-системы.

Наши решения могут изменить подход многих производственных фирм разных размеров, а именно:

  • работа в единой информационной системе;
  • эффективная прозрачная сквозная работа;
  • возможность отследить любой процесс, мониторить и прогнозировать работу с любого устройства.

При внедрении проекта главной целью стало сделать настройку сквозных процессов, создать систему, в первую очередь удобную и понятную для конечных пользователей.

В проектировании бизнес-процессов участвовала рабочая группа, созданная из разных представителей компании (мастера с производства, технологи и топ-менеджмент компании). Внедрение проходило впервые, собственными силами.

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Гетерогенная BPM-система Mafin (АбсолютТех)

В 2019 году был создан онлайн-сервис страхования Mafin, ставший заметным событием на российском страховом рынке и установивший новую планку для конкурентов. Это стало возможным благодаря ставке на инновационные цифровые решения, ядром которых стала гетерогенная BPM-система.

Гетерогенная BPM-система Mafin — система управления, цифровизующая основные бизнес-процессы компании на всем их протяжении. Эти процессы делятся на два основных направления: “Online” — взаимодействие клиента с компанией с помощью сайта и мобильного приложения и “Offline” — бэкофисные процессы компании.

В качестве технологического решения для построения гетерогенной BPM-системы Mafin были намеренно использованы BPMS двух классов. Система класса System-To-System управляет процессами, в которых происходит взаимодействие между собой технологических систем. Система класса Human-to-Human управляет процессами взаимодействия сотрудников с клиентами и между собой внутри компании.

Ключевой BPM-проект Mafin – реализация системы управления продажами на базе low-code платформы как важнейшей части сквозных бизнес-процессов компании. Проект окупился спустя 1 месяц с момента запуска в эксплуатацию. Дополнительно область применения low-code платформы была расширена на управление вспомогательным процессом компании — управление закупками. В рамках направления “Online” продолжилось развитие процессного управления онлайн-взаимодействием с клиентом. Также был реализован проект построения системы принятия решений на основе бизнес-правил, давший активное развитие продуктовой линейки компании. Ключевой бизнес-показатель этого проекта — Time-To-Market — сократился в 1,5 раза в части настроек нового продукта.

Объединение двух направлений в гетерогенную BPM-систему позволило применить процессное управление для сквозных от начала и до конца бизнес-процессов. А сформированный портфель BPM-проектов Mafin обеспечил равномерное совершенствование и развитие всей компании.

Ключевой партнер

Comindware

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

КЛЮЧ от Сервиса. Внедрение Сервисной организации в АО Газпромбанк (Газпромбанк)

В 2019 году Банк сформировал стратегию, направленную на развитие розничного бизнеса и увеличение доли рынка. Ключевой целью при этом являлось обеспечение существенного роста объемов с одновременным снижением удельной стоимости операции.

Для этого в рамках программы по трансформации была поставлена задача по переходу от командно-административного подчинения к сервисно-ориентированным взаимоотношениям между участниками процессов с созданием «Сервисной организации». В рамках создания базовых инструментов Сервисной организации были разработаны стандарты и методологии, созданы ИТ-инструменты Сервисной организации.

За 2019-2020 год в рамках проекта была создана Платформа Сервисной организации и автоматизированы более 200 бизнес-процессов, по которым ежемесячно регистрируется и исполняется более 120 тыс. обращений.
Впервые в мире в одной Сервисной модели был сделан такой широкий охват процессов банка: от банковских карт и эквайринга до финансового мониторинга, хозяйственного обеспечения и аппарата правления.

Ключевой партнер

Ай-Теко

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Комплексная цифровая трансформация муниципалитета (Русатом инфраструктрурные решения)

Проект цифровой трансформации как основа внедрения умного города.

Цель проекта — сокращение потерь времени и оптимизация бизнес-процессов муниципальной деятельности, экономия ресурсов с целью максимизации скорости предоставления услуг жителям при сохранении прежней численности специалистов.

Основные этапы проекта:

  1. Сбор данных
  2. Создание цифрового двойника администрации
  3. Анализ полученных данных и определение приоритетных направлений цифровизации
  4. Обучение сотрудников администрации ключевым навыкам и инструментам
  5. Создание центра компетенций на территории администрации
  6. Создание референтных бизнес-процессов и их автоматизация
  7. Управление изменениями на всем жизненном цикле проекта

В рамках проекта была решена масштабная задача по сбору данных и описанию 1200 рабочих процедур сотрудников администрации, исполняемых в 40 департаментах администрации города и взаимодействующих с ней муниципальных учреждениях в срок менее, чем 4 месяца. Для описания процессов была выбрана методология BPMN 2.0 и программное обеспечение SILA Union.

Сбор данных и описание рабочих процедур сотрудников администрации велись в дистанционном режиме в условиях пандемии. Создан Центр лидерства изменений.

В рамках проекта проведено 80 очных тренингов и семинаров, в рамках которых более 600 сотрудников администрации прошли обучение и освоили ключевые навыки и компетенции, необходимые в условиях цифровой трансформации государственного управления

На основании собранных данных и описания 1200 рабочих процедур сотрудников администрации был построен Цифровой двойник муниципалитета.

Для построения Цифрового двойника муниципалитета была выбрана система SILA Union, которая позволила разработать модель администрации в различных плоскостях (процессы, организационная структура, миссия, видение, цели, ключевые показатели эффективности, ИТ-архитектура) во взаимодействии с внешней средой, а также провести анализ, планирование и расчет необходимых трансформационных изменений на основе реальных значений показателей. Также для каждого Владельца процесса были разработаны индивидуальные автоматические отчеты по процессам.

В качестве закрепления результатов проекта автоматизировано исполнение 10 процессов.

Примеры достигнутых результатов Проекта:

  1. Работа с обращениями граждан через социальные сети
    Сокращение ВПП (время протекания процесса) с 6 до 1 рабочего дня
  2. Соглашение о перераспределении земель и З/У
    Сокращение ВПП с 30 до 17 дней
  3. Профилактика нарушений правил благоустройства
    Сокращение ВПП с 3 до 1 рабочего дня
  4. Взаимодействие с персоналом по вопросам HR
    Сокращение ВПП с 1 рабочего дня до 2 часов
  5. Аттестация муниципальных служащих
    Сокращение ВПП с 35 до 15 дней
  6. Контроль состояния автомобильных дорог
    Сокращение ВПП с 3 до 1 рабочего дня
  7. Формирование финансовой отчетности подведомственных организаций ДГХ
    Сокращение ВПП с 30 до 10 дней
  8. Формирование оперативной сводки по вопросам ГО и ЧС
    Сокращение ВПП с 2 часов до 30 минут
  9. Предоставление земельного участка, на котором расположены здания, сооружения
    Сокращение ВПП с 30 до 17 дней
  10. Протокольные поручения
    ВПП от выпуска поручения до подписания резолюции (ВПП на исполнение) c 70 до 15 дней

Ключевой партнер

SILA Union

Описание проекта

АРМ МСБ — боевое орудие АРМии продаж МКБ (МОСКОВСКИЙ КРЕДИТНЫЙ БАНК)

Кейс МКБ показывает, как за один год команда из 3-х человек на старте может разработать платформу, которая помогает менеджерам вести клиентов к покупке, выполняет за них рутинные операции и информирует о выполнении KPI`s. В то время как руководители получили инструмент контроля воронки продаж и управления пайп-лайном, доступ к оперативной отчетности и прослушиванию звонков. 

На начало 2020 года основными инструментами менеджеров и их руководителей были: таблицы в Excel, записи в блокнотах, KPI`s на страницах флипчартов и данные об активностях в CRM-системе, которые невозможно проверить на корректность.

На декабрь 2020 мы имеем: автоматическое создание заявок из всех каналов привлечения, IP-телефонию с функцией прослушивания и оценки звонков, автоматизированную отправку коммерческих предложений, онлайн воронки и пайпы по всем продуктам для МСБ в детализации по каналам привлечения, бизнес-единицам, сотрудникам.

В результате выполнения проекта мы доказали эффективность и жизнеспособность новых подходов к разработке информационных систем, показали насколько важна простая и четкая постановка задач, гибкость, вовлечение участников, доверие в команде и вера в результат.

Главное достижение — система АРМ МСБ получила признание пользователей и руководителей, мы наблюдаем положительную динамику удовлетворенности работы в системе, а это означает, что созданный продукт «живой» и продолжит свое развитие.

И немного о деньгах: разработка стоила нам менее 5 млн. руб., по итогам первых 4-х месяцев использования за счет увеличения конверсии мы заработали 2.27 млн. руб., прогноз по итогам 12 мес. использования платформы +17.74 млн. руб.

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Организация развития персонала (Локомотивные технологии)

Решение автоматизирует методику оценки персонала заказчика на базе системы Directum. Проект позволяет оценить степень соответствия более чем 5 500 сотрудников требованиям компании, выявить точки роста, разработать рекомендации развития корпоративных компетенций.

Он отличается проработкой математических и логических подходов к оценке персонала на основе мирового опыта. Разработка рекомендаций по развитию корпоративных компетенций проводилась с использованием 150 индикаторов, 30 корпоративных компетенций, 6 групп должностей заказчика.

Внедренный инструмент позволяет HR-службе:

  • управлять корпоративными компетенциями;
  • формировать базу данных оцениваемых сотрудников;
  • выгружать отчётность;
  • накапливать бланки оценок и прослеживать динамику развития сотрудника.

Результаты прохождения оценки используются для начисления годовой премии, индексации окладов, формирования кадрового резерва. Сформированные планы развития направляются сотруднику и контролируются руководителем.

Ключевой партнер

Компания МайТэк

Личный кабинет клиента АО «ФГК» (Федеральная грузовая компания)

Проект «Личный кабинет клиента АО «ФГК» нацелен на оптимизацию и комплексную автоматизацию бизнес-процесса оказания основной услуги компании — предоставление железнодорожного подвижного состава для перевозки грузов железнодорожным транспортом.

В ходе реализации проекта были последовательно автоматизированы все этапы оказания услуги — от заключения договора до выполнения взаиморасчетов с клиентами. Первоначально были оптимизированы и автоматизированы внутренние процессы компании и уже затем к информационным и интерактивным сервисам были полноценно подключены клиенты.

Проект полностью реализован сотрудниками компании без привлечения внешних партнёров, консультантов и не имеет полноценных аналогов на рынке операторов железнодорожного подвижного состава. Реализованные решения органично интегрированы не только с ранее существующими автоматизированными системами компании, но и с legacy-системами АО «РЖД».

Основные цели, достигнутые в ходе реализации проекта: повышение скорости и прозрачности принятия решений, значительное уменьшение трудозатрат сотрудников и времени ожидания клиентов, сокращение издержек на бумажный документооборот

Описание проекта

TPM для BPM. Внедрение системы всеобщего ухода за оборудованием в государственной организации (Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в Кировском и Промышленном районах городского округа Самара)

В целях эффективного управления процессами в государственной организации принято решение самостоятельной разработки и внедрения в деятельности BPM программы по управлению бизнес-процессами.
Команда Управления приняла участие в акселерационно — образовательной программе КЛИК в рамках которой разработала BPM-программу по управлению бизнес-процессами в государственной организации, включающую в себя нотацию, возможность прогружать данные, подсвечивать дублирование, высвечивать узкие места, отображающую архитектуру организации, с использованием открытого кода и внутреннего сервера.

Однако при внедрении программы в операционную деятельность команда столкнулась с проблемой: неумение сотрудников самостоятельно поддерживать достаточную работоспособность своих рабочих станций (техническое оснащение рабочих мест). Для решения выявленной проблемы принято решение внедрить в организации систему TPM (всеобщий уход за оборудованием).

В ходе проекта собрана информация о всевозможных потерях, связанных с неполадками в оборудовании, произведена классификация неполадок (по принципу доступность для устранение пользователем), разработана программа обучения и система грейдов (уровней знаний) для сотрудников, разработана стандартная операционная процедура по уходу за оборудованием, определены точки контроля и мониторинга работоспособности процедуры.

Внедрение TPM в государственной организации позволило в первую очередь: повысить эффективность сотрудников вследствие повышения скорости работы и повышения отказоустойчивости оборудования. А также: снизить затраты на закупку оборудования, снизить время простоя специалистов, ожидающих решения технических проблем, повысить удовлетворенность внутренних клиентов (сотрудников) и внешних клиентов (снижение времени ожидания и оказания услуги гражданам), высвободить время IT специалистов на деятельность по оптимизации деятельности организации.

Описание проекта

Разработка, регламентация и автоматизация системы работы с процессами организаций Комплекса экономической политики и имущественно-земельных отношений Правительства Москвы (Департамент экономической политики и развития города Москвы)

В деятельности государственных организаций есть понимание процессного подхода, но, к сожалению, преобладает функциональный взгляд на управление. Для руководителей и специалистов Комплекса экономической политики и имущественно-земельных отношений Правительства Москвы (далее – Комплекс, КЭПиИЗО) необходимо дальнейшее развитие компетенций в области процессного управления и понимания методов процессного управления.

Процессное управление в КЭПиИЗО является основой системы менеджмента качества (СМК). Для дальнейшего развития и совершенствования, как СМК, так и системы управления процессами (СУП) в целом, в организациях Комплекса был инициирован проект, целью которого стал перевод системы работы с процессами на качественно новый уровень.

Этапы проекта:

  1. Разработка и утверждение «Порядка описания процессов СМК организаций Комплекса».
  2. Автоматизация следующих процессов:
    2.1. Подготовка к работе по описанию процесса.
    2.2. Обучение участников рабочей группы.
    2.3. Описание процесса «Как есть».
    2.4. Описание процесса «Как должно быть».
    2.5. Подготовка к автоматизации процесса.
    2.6. Разработка автоматизированного процесса.
    2.7. Формирование регламента процесса.
  3. Учебная программа по процессному управлению, включает 7 модулей дистанционного курса.
  4. Стандарт оценки зрелости системы управления процессами.
  5. Разработка архитектуры процессов.
  6. Разработка единой системы целеполагания и показателей деятельности в организациях Комплекса.

Ключевой партнер

ELMA

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Корпоративная информационная система: расконсервация, регенерация и быстрый старт (Урал-Омега)

Современный рынок корпоративных информационных систем характеризуется большим количеством компаний, разрабатывающих программное обеспечение и предоставляющих услуги по внедрению и обучению персонала.

Однако, как свидетельствуют специалисты, далеко не каждый проект внедрения информационной системы в реальную организацию заканчивается успехом. Около 50% попыток внедрения зачастую оказываются провальными и тянутся годами, либо просто закрываются. Так и в ЗАО «Урал-Омега» неоднократно предпринимались попытки создать корпоративную информационную систему на базе различных платформ.

В 2020 году было принято решение реанимировать последний проект, но пойти по нестандартному пути. Проект оказался успешным.

Описание проекта

Подсистема совместной работы ИТ-платформы АНО ФЦК (Федеральный центр компетенций в сфере производительности труда)

Подсистема Совместной работы предназначена для автоматизации учета и контроля исполнения функций по мониторингу реализации проектов повышения производительности труда и связанных активностей. Решение используется для информационной поддержки пользователей в части визуализации, мониторинга и контроля выполнения планов мероприятий различных уровней, ведущихся на базе единой ИТ-платформы АНО «Федеральный центр компетенций в сфере производительности труда».

Подсистема реализована на основе BPM-платформы Creatio (Bpm’online) от Террасофт Россия. В рамках проекта была проведена интеграция со смежными системами на основе Apache Kafka для обмена централизованной нормативно-справочной информацией и передачи данных для дальнейшего использования в информационно-аналитической системе. Интеграция с личным кабинетом на внешнем портале обеспечила представителям внешних организаций возможность отслеживать информацию о ходе реализации их проектов.

Успешная реализация проекта позволила автоматизировать процессы планирования и исполнения проектов, а также обеспечить пользователей необходимой аналитической информацией о ходе реализации мероприятий в рамках Национального Проекта «Производительность труда и поддержка занятости». Система помогла повысить уровень исполнительской дисциплины при формировании, актуализации и контроле исполнения активностей, минимизировать трудозатраты на сбор и обработку результатов выполнения планов мероприятий.

Ключевой партнер

ЗАО «КРОК инкорпорейтед»

Описание проекта

Оптимизация и автоматизация процесса согласования возврата денег за товар (Билайн)

ПАО «ВымпелКом» предоставляет услуги мобильной связи. Также компания владеет розничной сетью салонов под брендом «Билайн». У салонов два основных направления деятельности — обслуживание абонентов Билайн и розничная продажа мобильных телефонов, смартфонов, планшетов и различных аксессуаров.

Любая организация, продающая товар розничному покупателю (особенно технически-сложный товар, в которому относятся смартфоны и планшеты) обязана соблюдать требования Закона о защите прав потребителей (далее — ЗоЗПП) в части возврата денег. В определенных случаев, указанных в ЗоЗПП, компания обязана вернуть клиенту деньги и принять обратно товар. К таким случаям относится не только наличие заводского брака в товаре, но и неоднократный ремонта товара, его неремонтопригодность, нарушение сроков ремонта в товаре и т.д.

После покупки клиент может обратиться в любой салон «Билайн» и потребовать вернуть деньги за товар. Но его требование должно соответствовать ЗоЗПП (быть правомерным). Сотрудник салона связи «Билайн» не всегда может самостоятельно определить правомерность требований клиента и самостоятельно принять решение о возврате клиенту денег, уплаченных за товар. Это влечет за собой риск возврата денег за исправный товар. Иными словами, требования клиента о возврате денег будут неправомерными, но сотрудник салона связи «Билайн» примет решение о возврате денег. Это прямой убыток компании.

Для качественной оценки правомерности требований клиента о возврате денег, уплаченных за товар, был внедрен процесс согласования возврата сотрудниками бэк-офиса. Обязанность оценивать требования клиента была возложена на сотрудников-экспертов направления по работе с рекламациями. Непосредственный возврат денег разрешали сотрудники финансовой службы.

На начальном этапе процесс согласования возврата денег за товар состоял полностью из «ручных» действий сотрудников компании. Клиент ждал решения по своему вопросу от 4 до 8 дней.

В результате оптимизации и автоматизации процесса:

  1. Время ожидания клиентом решения своего вопроса сократилось с 8 дней до 8,5 минут;
  2. Из процесса исключены сотрудники двух подразделений, что позволяет высвободить их рабочее время для другого функционала;
  3. Сотрудники салонов связи тратят меньше времени на создание заявки на возврат, что позволяет высвободить их рабочее время для другого функционала;
  4. Экономия на закупку бумаги для заявлений на возврат составляет 2 млн. руб. в год;
  5. Процесс существенно автоматизирован.

Описание проекта

Реинжиниринг основных бизнес-процессов компании: CRM, Рейтинговый процесс, Отчетность, ЭДО (АКРА)

Проект по реинжинирингу основных бизнес-процессов является одним из наиболее сложных проектов по автоматизации. В рамках данного проекта были автоматизированы сразу несколько ключевых бизнес-процессов Агентства:

  1. Процессы работы с клиентами;
  2. Рейтинговый процесс – процесс по предоставлению основных услуг АКРА;
  3. Процессы электронного документооборота;
  4. Процесс подготовки и предоставления регуляторной отчетности.

Осуществляемый проект не является автоматизацией процессов «как есть», а направлен на реинжиниринг, переопределение и переосмысление процессов компании. При реализации проекта команда сталкивалась с трудностями и успешно их разрешала, поэтому, данный проект отличается не только функциональной инновационностью, но и инновациями в сфере реализации и управления проектами.

Ключевой партнер

EPAM Systems

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Автоматизация процессов в факторинговой компании (Банк НФК)

Для реализации амбициозных целей сохранения лидирующих позиций по качеству сервиса, который оказывает НФК на высококонкурентном рынке факторинга, в 2018 году был инициирован проект, предусматривающий автоматизацию:

  • процессов продажи и коммуникаций с клиентами;
  • системы электронного документооборота по сделкам, как внутри НФК, так и с контрагентами НФК.

Конечные пользователи: все подразделения НФК, участвующие в основном бизнес-процессе факторинга или административно-хозяйственном документообороте.

Функционал, реализованный в системе на платформе NAUMEN за два года, охватывает весь end-to-end процесс постановки клиентов на финансирование, а с учетом внедрения обновленной системы лимитов и интеграционного взаимодействия в ландшафте систем НФК разработанная система по сложности не уступает крупнейшим ERP системам.

Автоматизация всех шагов процесса позволила:

  1. оптимизировать процесс занесения в базу новых контрагентов (обновление данных контрагентов из внешних источников),
  2. настроить процесс продаж (автоматизация взаимодействия с контрагентами),
  3. реализовать структурированное электронное досье по контрагентам,
  4. оптимизировать проверку аффилированности контрагентов и выявления взаимосвязанных групп компаний,
  5. настроить перечень обязательных документов по всем продуктовым решениям с возможностью согласования отступлений,
  6. перевести работу подразделений в одну систему — BPM (согласование договоров, перераспределение задач по ответственным, в т.ч. с учетом нагрузки сотрудников, работа с задачами, простой поиск и ознакомление с документами контрагентов, подготовка структурированных заключений),
  7. реализовать дистанционное проведений заседаний комитетов с возможностью предварительного ознакомления с материалами, предварительным голосованием по вопросам повестки и передачей утвержденных параметров по сделкам в учетную систему (позволяет инициатору вопросу заранее ознакомиться с вопросами, возникшими при предварительном рассмотрении, это обеспечило существенное сокращение времени на проведение заседаний в коллегиальном формате).

Ключевой партнер

Naumen

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Роботы RPA, как «шина данных» (ГИПЕРГЛОБУС)

О компании:

«Глобус» — это международная сеть гипермаркетов, магазины которой представлены в Германии, Чехии и России. Компания является семейным предприятием, основана в 1828 году. «Глобус» в России — 18 гипермаркетов, 60 000 наименований продукции, 1500 наименований товаров под собственными марками, 235 000 покупателей каждый день, около 11 000 сотрудников.

Цель проекта:

Основной целью проекта было тестирование технологии RPA, как инструмент для повышения эффективности бизнес-процессов. Для проекта был выбран бизнес-процесс, наиболее подходящий для такого теста: Заведение изменение основных данных контрагента в учётных системах. Процесс соответствует критериям роботизации: регламентированный, структурированный, последовательный, трудоёмкий. Основным критерием выбора также служило то, что процесс проходит между 3-мя разными системами, где ведутся различные учётные данные.

В рамках проекта были обозначены следующие задачи:

  • Сформировать портфель процессов, которые наиболее подходят для использования технологии RPA;
  • Проанализировать и подготовить (оптимизировать) бизнес-процесс для использования в нём робота;
  • Построить алгоритм работы робота;
  • Настроить запуск робота в определенные часы и отправку уведомлений бизнес-пользователям.

Результаты:

  • Сокращение среднего времени обработки заявки на 70%;
  • Уменьшение возможных ошибок ввиду человеческого фактора на 30%;
  • Сокращение рутинных операций и перераспределение работы в бизнес-подразделении между сотрудниками;
  • Создана и утверждена стратегия развития технологии RPA в компании;
  • Сотрудники отдела Бизнес-процессов активно изучают технологию RPA и таким образом развивают эту компетенцию внутри компании;
  • Разработан и внедрен процесс сбора заявок на роботизацию процессов.

Ключевой партнер

PIX Robotics

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Внедрение системы внутреннего контроля Института при реинжиниринге и автоматизации бизнес-процессов (Сколковский институт науки и технологий)

Цели проекта

  • Внедрение риск-ориентированного подхода и системы внутреннего контроля в рамках задачи по повышения операционной эффективности.
  • Реинжиниринг и автоматизация бизнес-процессов Института на основе внедрения проектно-процессного подхода.

Результаты

  • Стандартизация процессов, внедрение системы превентивных контролей, интеграции комплаенс процедур во все процессы позволили обеспечить базу для создания эффективной системы принятия решений с учетом рисков.
  • Реинжниринг бизнес-процессов — оптимизация сквозных процессов, улучшение качества кросс-функциональных взаимодействий и ускорение процессов принятия решений благодаря прозрачности и системности: сквозные процессы с более коротким временным циклом, внедрение стандартных процедур во всех функциях и единообразный подход к типовым задачам;
  • Формирование качественно новой культуры управления и осуществления операционной деятельности. Распределение ответственности – назначение ответственного за каждый шаг процесса позволяет исключить дублирование и упрощает отслеживание динамики операций;
  • Для обеспечения функций и сквозных процессов внедрен комплекс взаимосвязанных ИТ бизнес-приложений — внедрены и интегрированы между собой ERP-система на базе MS Dinamics AX 2012 R3, СЭДО Directum, система финансового планирования и аналитики IBM Cognos TM1.
  • Автоматизация процессов и контролей в режиме «стандартизированных workflow» позволила обеспечить удаленный режим работы и снизить влияние человеческого фактора.
  • Заложены основы для дальнейшего масштабирования полученных результатов в локальных процессах основной деятельности, в частности, управление лабораторными исследованиями и материалами, управление центром коллективного пользования оборудования, управление персоналом в проектах.

Извлеченные уроки

  • Реинжиниринг процессов требует трансформации менталитета: меняются процессы и привычки, происходит изменение ценностей;
  • Лучший способ изменения привычек – естественные ограничения системы;
  • Трансформация – это навсегда. Аппетит к качественным изменениям прививается не всегда легко, зато остается навсегда.

Ключевой партнер

KPMG

Описание проекта

Комплексный подход к трансформации и управлению бизнес-процессами (Зарубежнефть)

Снижение цен на нефть, заставило нефтегазовые компании искать новые способы возврата к рентабельности. Цифровые решения стали играть гораздо более значимую роль в ответах на эти вызовы, поскольку выход на высокие показатели эффективности требует более глубокой перестройки операционной модели, изменения философии управления.

В мире возрастает конкуренция, которая обязывает нас в постоянном режиме повышать эффективность своих бизнес-процессов. Одним из инструментов, позволяющих этого добиваться Зарубежнефть — является системный реинжиниринг и автоматизация бизнес-процессов с использованием ИТ-решений класса BPM и цифровых технологий.

Несмотря на крайне сложный для многих Компаний 2020 год, АО «Зарубежнефть» (далее — Компания) в условиях пандемии и удаленного формата работы удалось обеспечить успешную реализацию Комплексного подхода к трансформации и управлению бизнес-процессами с использованием новых цифровых технологий на базе ИТ-систем класса BPM.

Во исполнение сформированной дорожной карты было инициировано 8 новых проектов трансформации сквозных бизнес-процессов по абсолютно разным предметным областям, 2 из которых уже успешно завершены.

Средний эффект от реинжиниринга и автоматизации каждого бизнес-процесса составил порядка 35-40%, скорость реализации – 7 месяцев, полигон применения – 14 предприятий Группы компаний.

Ключевой партнер

ELMA

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления