Автоматизация процесса работы с должностными инструкциями (АО «Группа «Илим»)

Цель проекта

Создание сквозного, непрерывного автоматизированного процесса разработки, согласования, утверждения должностных инструкций, контроль ознакомления сотрудников с ДИ и хранение данных в SAP HCM.

В рамках проекта разработан электронный сервис для руководителей и сотрудников, полностью соответствующий требованиям отрасли, в котором формируется должностная инструкция путем автоматического наполнения обязанностей и требований к должности с возможностью ручного ввода дополнительной информации. Все согласование и статусы движения должностной инструкции отображаются в сервисе, что делает процесс работы с должностными инструкциями прозрачным и управляемым.

Текущие результаты

  1. Сервис позволяет проводить всю работу с ДИ в одном интерфейсе: создание, согласование, контроль ознакомления, отчетность. Нет необходимости куда-то переключаться в другую систему.
  2. Реализация проекта позволила сформировать общий каталог квалификаций и загрузить обязанности, которые автоматически выводятся в ДИ.
  3. Повысилась управляемость процессом ДИ. Среднее время всего процесса согласования 1 ДИ – 7 дней (по сравнению с 1 месяцем до реализации проекта).
  4. Продолжительность бизнес-процесса – сократилась трудоемкость сотрудников HR в 2 раза за счет прозрачного процесса согласования и автоматического наполнения ДИ требованиями.
  5. Удалось унифицировать подход к формированию должностным инструкций среди 4х Комбинатов Компании.

Ключевой партнер

АО «Юникон АП»

Описание проекта

Внедрение процессного управления на государственном предприятии ФГУП «НПП «ГАММА»

В 2019 году на предприятии был издан приказ «О повышении клиентоориентированности и операционной эффективности», в соответствии с которым группа сотрудников занялась описанием бизнес процессов и подбором инструмента для их исполнения.

Необходимо было решить проблему единой коммуникативной среды, ЭДО, автоматизировать основные производственные бизнес процессы, процессы закупок, включая тендерные процедуры, а также, систематизировать проектную работу и общение с заказчиками.

На старте проекта были разработаны критерии и проведена оценка различных BPM систем от нескольких поставщиков. На базе собранных данных был выведен агрегированный показатель и принято решение о внедрении ELMA BPM. Выделить какие-либо критерии сложно, т.к. их свыше 100. Весь проект был разделен на основные и вспомогательные контуры. В рамках контуров были описаны соответствующие процессы и подпроцессы, проведена интеграция с различными системами.

По итогам двухлетней работы предприятие получило современный инструмент управления, качественно изменив подход к работе за счет перехода на новый уровень процессной зрелости.

Ключевой партнер

ELMA

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Оптимизация процесса договорной работы методом process mining на основе решения Promease (АО ОДК-Климов)

Цель проекта

Исследовать процесс согласования договорных документов, выявить причины затягивания сроков согласования и разработать предложения по устранению выявленных проблем процесса.

Задачи проекта

  • Апробировать решение Promease (process mining) в контексте деятельности предприятия.
  • Разработать методику управления проектом process mining.
  • Провести исследование процесса и предложить меры по его оптимизации.

Сделано

В рамках проекта с помощью российского решения Promease был создан цифровой двойник реального бизнес-процесса согласования договорных документов. Двойник процесса был извлечен на основе цифровых следов, накопленных в системе электронного документооборота в ходе согласования более 10 тысяч документов в период 2020-2021 гг.

Аналитический функционал решения Promease, в сочетании с используемой на предприятии методологией «бережливого производства» (lean production), позволил проектной команде провести глубинное исследование процесса и разработать обоснованные предложения по устранению потерь и оптимизации процесса. Реализация мероприятий позволит сократить его продолжительность более, чем на 20%.

Ключевой партнер

АНО ДПО «Институт менеджмента, инноваций и бизнес-анализа»

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Оптимизация бизнес-процессов Фонда через создание ЭДО по операциям НПО с бэк-офисом на аутсорсинге (НПФ «БЛАГОСОСТОЯНИЕ)

Уже более 10 лет НПФ «БЛАГОСОСТОЯНИЕ» управляет деятельностью, применяя современные технологии и методы. 1 января 2020 года специалистами Фонда была завершена оптимизация бизнес-процессов блока «финансово-экономическая деятельность» и введен в эксплуатацию обмен бухгалтерскими документами с внешними контрагентами Фонда по административно-хозяйственной деятельности.

После успешного внедрения результатов проекта, упомянутого выше, руководством Фонда поставлена задача повысить эффективность основных бизнес-процессов Фонда. В рамках проводимой оптимизации было поручено внедрить электронный документооборот по операциям негосударственного пенсионного обеспечения с бэк-офисом на аутсорсинге – с АО «Специализированный пенсионный администратор» .

Процессы Фонда в которых есть процедуры/операции, переданные на реализацию в АО «СПА», оказывающее Фонду на основании заключенного договора услуги по ведению пенсионных договоров и обслуживанию пенсионных счетов, уже на старте проекта были зрелыми бизнес-процессами с высоким уровнем автоматизированных операций. Но эффективность этой деятельности можно было значительно повысить, изменив порядок, по которому информация/документы НПО передавалась между Фондам и ЗАО «СПА» по зашифрованным каналам в электронном виде и подтверждалась бумажными документами с печатью (-ями) и подписью (-ями).

На стадии планирования и предварительного анализа рабочая группа рассматривала возможность организовать обмен информацией/документами через Сервис.Диадок (по аналогии с обменом бухгалтерскими документами с внешними контрагентами Фонда по АХД) посредством разработки совместно со специалистами Сервис.Диадок неформализованных документов (стоимость разработки и поддержки 1 документа – 85 тысяч рублей в год). Но на стадии проработки данного решения специалисты столкнулись с ограничениями в связи с тем, что Контур.Диадок не имеет лицензии на передачу информации/документов, содержащих персональные данные и, при более глубинном анализе вопроса, возникли сложности с шифровкой и пакетной передачей информации/документов НПО. Так же на первый план вышел вопрос окупаемости проекта при такой стоимости разработки и поддержки.

Столкнувшись с указанными выше вызовами рабочая группа проекта провела:

  • сценарное (кейсовое) моделирование бизнес-процесса (ПО Business Studio) с целью повышения эффективность процесса и последующей реализуемой автоматизации и обеспечения быстрого реагирования на изменения;
  • анализ всех документов, участвующих в документообороте, в результате которого разделили их на три группы: технические не требующие подписей сторон; отчеты, требующие подтверждение только одной стороной – исполнителем; и акты, которые необходимо заверять обеими сторонами.
  • анализ возможных ИТ-решений с учетом требований российского законодательства и требований регуляторов.

В результате внедрили следующее решение: в зависимости от наличия усиленной квалифицированной электронной подписи (далее –УКЭП) и количества сторон, подписывающих юридически значимые электронные документы (далее – ЮЗЭД) УКЭП, электронные документы передаются в процессе по разным телекоммуникационный каналам связи.

Так же при внедрении ИТ-решений использованы технологии автоматической маршрутизация задач на обработку документов в зависимости от входящих данных и бесшовная интеграция с учетной системой. В ЭДО НПО предусмотрено шифрование и дешифрование файлов, содержащих персональные данные, обеими сторонами обмена посредством КриптоПро и организовано информирование специалистов Фонда и СПА через рабочую электронную почту об отправке, прочтении и получении юридически значимого электронного документа.

Информационные системы проекта: «Сервис. Диадок»; 1С: БНФО; 1С: ЭДО; АИС «ПЕГАС»; ПО Business Studio; КриптоПро; Электронная почта.

Результаты:

  1. при реализации пенсионных бизнес-процессов Фонда обмен информацией/документами НПО осуществляется через ЭДО по трем телекоммуникационным каналам с использованием технологии автоматической маршрутизация задач на обработку документов в зависимости от входящих данных и бесшовная интеграция с учетной системой
  2. актуализированы регламенты бизнес-процессов по основной деятельности с учетом внедрения ЭДО НПО
  3. разработан и утвержден регламент документооборота между структурными подразделениями центрального аппарата АО «НПФ «БЛАГОСОСТОЯНИЕ» для осуществления бухгалтерского и налогового учета по договорам негосударственного пенсионного обеспечения со схемами осуществления ЭДО по операциям НПО
  4. достигнуто сокращение сроков отражения операций по НПО в бухгалтерском учете, а также высвобождение дополнительных временных ресурсов работников подразделений Фонда (экономия — 2123 человеко-часа в год)
  5. полностью ликвидирован бумажный документооборот с бек-офисом на аутсорсинге по операциям НПО. Полный охват документов Фонда для бухгалтерского учета операций НПО (более 100 форм НПО и вся неформализованная переписка). Это повлекло сокращение затрат на бумагу и архивное хранение – 90 тыс. рублей в год и высвободило сокращение операций, достаточных для высвобождения 1 ПШЕ
  6. экономия в связи с выбранной методологией и технологий реализации процессов в проекте – 8 550 400 рублей в год

Описание проекта

Комплексная автоматизация рейтингового агентства (Эксперт РА)

Сквозная автоматизация бизнес-процессов компании в части документооборота и рейтинговой деятельности с учетом требований законодательства на базе ПО ELMA BPM и систем собственной разработки.

Партнер

ELMA

Управление процессами разработки изделий (НПО ПКРВ)

Задачи проекта:

  1. Создание автоматизированного процессного центра для управления процессами Общества.
  2. Автоматизация ведения конструкторских и технологических справочников.
  3. Автоматизация процессов разработки и согласования конструкторской и технологической документации.
  4. Автоматизация согласования электронных документов и договоров.
  5. Интеграция системы электронного документооборота и системы разработки конструкторской документации.
  6. Автоматизация управления разработкой программного обеспечения.

Партнер

ООО «Програмсоюз»

«Динамизация» банка или как сделать процесс оформления командировки незаметным (Росбанк)

В рамках проекта автоматизирован процесс заказа командировок. Сотрудники Росбанка избавлены от бюрократического хождения по кабинетам, а руководители – от необходимости отвлекаться на подписание командировочных листов.

Партнер

Современные технологии управления (Business Studio).

Результаты

  • высвобождение времени сотрудников на оформление и согласование командировок
  • экономия расходов на печать

Описание проекта

Видеозапись презентации

Автоматизация процессов документооборота и согласования контрагентов (Раменский комбинат хлебопродуктов)

Реализована сквозная автоматизация документооборота и согласования контрагентов. Это дало возможность Раменскому комбинату хлебопродуктов сократить время на согласование и подписание договоров, в режиме реального времени получать аналитику по продажам, закупкам отсрочкам платежей.

Партнер

Flexbby

Результаты

  • автоматизировано более 15 процессов договорной работы, 4 процесса согласования контрагентов, индивидуальных условий поставок, отсрочек платежей, кредитования
  • создано более 30 шаблонов договоров по продажам и закупкам
  • внедрена система штрихкодирования документов

Описание проекта

Видеозапись презентации

Внедрение системы для ведения дел и проектов и автоматизации юридической деятельности (Мегафон)

В рамках проекта создана система для ведения дел и проектов и автоматизации юридической деятельности. Она помогает юридическим департаментам крупных компаний работать в команде и эффективно взаимодействовать в единой системе: управлять судебными делами, претензионной работой, договорами, лицензиями, доверенностями, взысканиями, проверками.

Партнер

Case.pro

Результаты

По итогам реализации проекта обеспечена быстрая и безопасная передача дел между юристами без потери информации.

Особенности проекта

Case.pro обеспечивает быструю и безопасную передачу дел между юристами без потери информации, позволяет настроить карточки дел, справочники, шаблоны документов и счетов без участия разработчиков.

Перечень работ

В ходе проекта реализованы следующие задачи:

  • простое управление задачами и контроль сроков выполнения
  • автоматическая постановка задач по заданным сценариям
  • учет затраченного времени
  • автоматическое выставление счетов
  • настраиваемые отчеты для оценки эффективности юридической функции

Описание проекта

Видеозапись презентации