Внедрение решения по управлению проектами и автоматизации СЭД (Группа компаний «Первый трест»)

Заказчику требовалось единое решение по управлению проектами и автоматизации классической системы электронного документооборота. На одной платформе нужно было объединить классическое делопроизводство с внешней системой, а также преобразовывать детальную аналитику по проектам в удобные дэшборды. Также важными требованиями к платформе была возможность самостоятельной доработки системы, омниканальность и agile-подход.

В качестве решения для реализации поставленных задач была выбрана облачная DPA платформа DocTrix Platform, разработанная российской компанией i-Sys Labs. В ходе проекта на базе DocTrix Platform внедрены следующие модули:

  • управление закупками (от формирования ТЗ до заключения договора)
  • управление поставками
  • согласование договоров
  • контроль исполнительской дисциплины (задачи, поручения, протоколы)
  • личный кабинет

Платформа полностью закрыла поставленные задачи. В руках Заказчика появился единый канал коммуникаций и мощный инструмент для сквозной автоматизации процессов, который позволял быстро и гибко внедрять любые изменения. Подобные задачи можно решать и с помощью других BPM-платформ, но такой подход почти всегда требует существенной кастомной доработки под требования Заказчика.

На сегодняшний день DocTrix Platform используется сотрудниками ГК «Первый Трест» как сервис из облака, что исключает капитальные затраты. Система была запущена всего за 2 недели. Благодаря DPA-платформе в компании повысилась прозрачность бизнес-процессов, в 2,5 раза сократилось время согласования документов и была оптимизирована работа сотрудников, работающих с договорами.

Результаты

  • запуск пилотной версии системы уже через 14 дней
  • ускорение процесса закупки и поставки — в 2 раза
  • повышение скорости коммуникации — в 3 раза
  • сокращение сроков согласования договоров — в 2,5 раза

Ключевой партнер

ООО «Эффективное управление»

Описание проекта

Автоматизация бизнес-процессов взаимодействия с партнерами и контрагентами через Битрикс24 (БФ «Арифметика добра»)

Благотворительный фонд «Арифметика добра» с 2014 года системно решает проблему сиротства в России. Мы занимаемся семейным устройством, поддержкой семей, образованием детей-сирот и подготовкой их к экзаменам, а также обучением наставников (значимых взрослых) для подростков из детских домов.

Задача проекта — снять операционную нагрузку с сотрудников фонда и минимизировать количество ошибок в работе с документами. Минимальными затратами мы смогли автоматизировать документооборот в фонде, о чем и хотим рассказать.

Автоматизация процессов реализована на базе Битрикс24. На текущий момент мы успешно используем данный процесс уже два года. Он позволил нам сократить время работы с документами, повысить контроль и управляемость, а также уменьшить количество потребляемой бумаги и операционные расходы.

Описание проекта

Повышение эффективности процесса выставления первичных бухгалтерских документов клиенту (ООО «Рускон»)

Изначально взаимодействие коммерческих менеджеров и экономистов Компании при выставлении первичных бухгалтерских документов клиентам осуществлялось только по электронной почте, без структурированных форм запросов, в связи с чем отсутствовала возможность отслеживать статусы, вести учет и статистику. Также документы по результатам выполнения запросов экономисты выгружали из систем и рассылали вручную, что приводило к значительным тратам рабочего времени.

Предложениями по оптимизации данного процесса стали пересмотр процедуры взаимодействия экономистов и коммерческих менеджеров Компании, полный переход их общения в 1С, автоматический обмен выставленными документами между системами.

Реализация описанных решений проводилась командой проекта, включающей коллег из финансового, коммерческого, процессного и направления информационных технологий.

Оптимизация процесса было полностью построена по принципам процессного управления, включала первичный анализ его состояния, формирование отчета с описанием областей оптимизации и предлагаемыми решениями, функциональные требования по разработке необходимых разделов в 1С и статусную модель по созданию и обработке запроса.

По результатам проделанной работы были автоматизированы следующие этапы процесса выставления первичных бухгалтерских документов клиенту – создание запроса, его обработка и выполнение, аналитика.
Официально в опытную эксплуатацию система была введения в сентябре 2023 года. За три месяца работы в 2023 году в системе были обработаны более 10 000 тысяч запросов коммерческих менеджеров экономистам.
Система показала высокий стабильный результат работы, опросы пользователей показывают удовлетворённость ею.

Ощутимые результаты повышения эффективности процесса выставления первичных бухгалтерских документов клиенту состоят в том, что до оптимизации среднее время обработки запроса коммерческого менеджера было 6-7 часов, сейчас стало не более 3 часов. Прогнозная оценка освобождения рабочего время участников процесса ~ 1,46 часа на сотрудника в день за счет устранения рутинных ручных операций.

Описание проекта

Автоматизированная система управления договорной документацией (Закрытое акционерное общество «Урал-Омега»)

Ведение договорной работы включает в себя множество аспектов и нюансов, которые вкупе позволяют выстроить надежную работу с контрагентами. Важным аспектом также является то, что договорная работа проходится через несколько структурных подразделений, что обязательно необходимо учитывать, выстраивая алгоритм для совместной работы. Так в ЗАО «Урал-Омега» было принято решение автоматизировать управление договорной документацией.

В результате автоматизации так же были решены задачи, которые не ставились при планировании работ, но также позволили повысить эффективность работы. Процесс договорной работы прозрачен и его можно отследить на всех этапах жизненного цикла.

Шаблонизация документов, приведение их к унифицированному формату с едиными стилистическими настройками, позволяет оптимизировать работу с документацией в целом. Использование шаблонов позволяет не создавать документ с нуля, а только заполнить пробелы, тем самым экономя время, затрачиваемое на оформление документации и минимизируя возможные ошибки при создании.

Ключевой партнер

Команда ЭйДиСи (ИП Ставцев Д.О.)

Описание проекта

Автоматизация процесса работы с должностными инструкциями (АО «Группа «Илим»)

Цель проекта

Создание сквозного, непрерывного автоматизированного процесса разработки, согласования, утверждения должностных инструкций, контроль ознакомления сотрудников с ДИ и хранение данных в SAP HCM.

В рамках проекта разработан электронный сервис для руководителей и сотрудников, полностью соответствующий требованиям отрасли, в котором формируется должностная инструкция путем автоматического наполнения обязанностей и требований к должности с возможностью ручного ввода дополнительной информации. Все согласование и статусы движения должностной инструкции отображаются в сервисе, что делает процесс работы с должностными инструкциями прозрачным и управляемым.

Текущие результаты

  1. Сервис позволяет проводить всю работу с ДИ в одном интерфейсе: создание, согласование, контроль ознакомления, отчетность. Нет необходимости куда-то переключаться в другую систему.
  2. Реализация проекта позволила сформировать общий каталог квалификаций и загрузить обязанности, которые автоматически выводятся в ДИ.
  3. Повысилась управляемость процессом ДИ. Среднее время всего процесса согласования 1 ДИ – 7 дней (по сравнению с 1 месяцем до реализации проекта).
  4. Продолжительность бизнес-процесса – сократилась трудоемкость сотрудников HR в 2 раза за счет прозрачного процесса согласования и автоматического наполнения ДИ требованиями.
  5. Удалось унифицировать подход к формированию должностным инструкций среди 4х Комбинатов Компании.

Ключевой партнер

АО «Юникон АП»

Описание проекта

Внедрение процессного управления на государственном предприятии ФГУП «НПП «ГАММА»

В 2019 году на предприятии был издан приказ «О повышении клиентоориентированности и операционной эффективности», в соответствии с которым группа сотрудников занялась описанием бизнес процессов и подбором инструмента для их исполнения.

Необходимо было решить проблему единой коммуникативной среды, ЭДО, автоматизировать основные производственные бизнес процессы, процессы закупок, включая тендерные процедуры, а также, систематизировать проектную работу и общение с заказчиками.

На старте проекта были разработаны критерии и проведена оценка различных BPM систем от нескольких поставщиков. На базе собранных данных был выведен агрегированный показатель и принято решение о внедрении ELMA BPM. Выделить какие-либо критерии сложно, т.к. их свыше 100. Весь проект был разделен на основные и вспомогательные контуры. В рамках контуров были описаны соответствующие процессы и подпроцессы, проведена интеграция с различными системами.

По итогам двухлетней работы предприятие получило современный инструмент управления, качественно изменив подход к работе за счет перехода на новый уровень процессной зрелости.

Ключевой партнер

ELMA

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Оптимизация процесса договорной работы методом process mining на основе решения Promease (АО ОДК-Климов)

Цель проекта

Исследовать процесс согласования договорных документов, выявить причины затягивания сроков согласования и разработать предложения по устранению выявленных проблем процесса.

Задачи проекта

  • Апробировать решение Promease (process mining) в контексте деятельности предприятия.
  • Разработать методику управления проектом process mining.
  • Провести исследование процесса и предложить меры по его оптимизации.

Сделано

В рамках проекта с помощью российского решения Promease был создан цифровой двойник реального бизнес-процесса согласования договорных документов. Двойник процесса был извлечен на основе цифровых следов, накопленных в системе электронного документооборота в ходе согласования более 10 тысяч документов в период 2020-2021 гг.

Аналитический функционал решения Promease, в сочетании с используемой на предприятии методологией «бережливого производства» (lean production), позволил проектной команде провести глубинное исследование процесса и разработать обоснованные предложения по устранению потерь и оптимизации процесса. Реализация мероприятий позволит сократить его продолжительность более, чем на 20%.

Ключевой партнер

АНО ДПО «Институт менеджмента, инноваций и бизнес-анализа»

Описание проекта

Презентация

Видеозапись выступления

Оптимизация бизнес-процессов Фонда через создание ЭДО по операциям НПО с бэк-офисом на аутсорсинге (НПФ «БЛАГОСОСТОЯНИЕ)

Уже более 10 лет НПФ «БЛАГОСОСТОЯНИЕ» управляет деятельностью, применяя современные технологии и методы. 1 января 2020 года специалистами Фонда была завершена оптимизация бизнес-процессов блока «финансово-экономическая деятельность» и введен в эксплуатацию обмен бухгалтерскими документами с внешними контрагентами Фонда по административно-хозяйственной деятельности.

После успешного внедрения результатов проекта, упомянутого выше, руководством Фонда поставлена задача повысить эффективность основных бизнес-процессов Фонда. В рамках проводимой оптимизации было поручено внедрить электронный документооборот по операциям негосударственного пенсионного обеспечения с бэк-офисом на аутсорсинге – с АО «Специализированный пенсионный администратор» .

Процессы Фонда в которых есть процедуры/операции, переданные на реализацию в АО «СПА», оказывающее Фонду на основании заключенного договора услуги по ведению пенсионных договоров и обслуживанию пенсионных счетов, уже на старте проекта были зрелыми бизнес-процессами с высоким уровнем автоматизированных операций. Но эффективность этой деятельности можно было значительно повысить, изменив порядок, по которому информация/документы НПО передавалась между Фондам и ЗАО «СПА» по зашифрованным каналам в электронном виде и подтверждалась бумажными документами с печатью (-ями) и подписью (-ями).

На стадии планирования и предварительного анализа рабочая группа рассматривала возможность организовать обмен информацией/документами через Сервис.Диадок (по аналогии с обменом бухгалтерскими документами с внешними контрагентами Фонда по АХД) посредством разработки совместно со специалистами Сервис.Диадок неформализованных документов (стоимость разработки и поддержки 1 документа – 85 тысяч рублей в год). Но на стадии проработки данного решения специалисты столкнулись с ограничениями в связи с тем, что Контур.Диадок не имеет лицензии на передачу информации/документов, содержащих персональные данные и, при более глубинном анализе вопроса, возникли сложности с шифровкой и пакетной передачей информации/документов НПО. Так же на первый план вышел вопрос окупаемости проекта при такой стоимости разработки и поддержки.

Столкнувшись с указанными выше вызовами рабочая группа проекта провела:

  • сценарное (кейсовое) моделирование бизнес-процесса (ПО Business Studio) с целью повышения эффективность процесса и последующей реализуемой автоматизации и обеспечения быстрого реагирования на изменения;
  • анализ всех документов, участвующих в документообороте, в результате которого разделили их на три группы: технические не требующие подписей сторон; отчеты, требующие подтверждение только одной стороной – исполнителем; и акты, которые необходимо заверять обеими сторонами.
  • анализ возможных ИТ-решений с учетом требований российского законодательства и требований регуляторов.

В результате внедрили следующее решение: в зависимости от наличия усиленной квалифицированной электронной подписи (далее –УКЭП) и количества сторон, подписывающих юридически значимые электронные документы (далее – ЮЗЭД) УКЭП, электронные документы передаются в процессе по разным телекоммуникационный каналам связи.

Так же при внедрении ИТ-решений использованы технологии автоматической маршрутизация задач на обработку документов в зависимости от входящих данных и бесшовная интеграция с учетной системой. В ЭДО НПО предусмотрено шифрование и дешифрование файлов, содержащих персональные данные, обеими сторонами обмена посредством КриптоПро и организовано информирование специалистов Фонда и СПА через рабочую электронную почту об отправке, прочтении и получении юридически значимого электронного документа.

Информационные системы проекта: «Сервис. Диадок»; 1С: БНФО; 1С: ЭДО; АИС «ПЕГАС»; ПО Business Studio; КриптоПро; Электронная почта.

Результаты:

  1. при реализации пенсионных бизнес-процессов Фонда обмен информацией/документами НПО осуществляется через ЭДО по трем телекоммуникационным каналам с использованием технологии автоматической маршрутизация задач на обработку документов в зависимости от входящих данных и бесшовная интеграция с учетной системой
  2. актуализированы регламенты бизнес-процессов по основной деятельности с учетом внедрения ЭДО НПО
  3. разработан и утвержден регламент документооборота между структурными подразделениями центрального аппарата АО «НПФ «БЛАГОСОСТОЯНИЕ» для осуществления бухгалтерского и налогового учета по договорам негосударственного пенсионного обеспечения со схемами осуществления ЭДО по операциям НПО
  4. достигнуто сокращение сроков отражения операций по НПО в бухгалтерском учете, а также высвобождение дополнительных временных ресурсов работников подразделений Фонда (экономия — 2123 человеко-часа в год)
  5. полностью ликвидирован бумажный документооборот с бек-офисом на аутсорсинге по операциям НПО. Полный охват документов Фонда для бухгалтерского учета операций НПО (более 100 форм НПО и вся неформализованная переписка). Это повлекло сокращение затрат на бумагу и архивное хранение – 90 тыс. рублей в год и высвободило сокращение операций, достаточных для высвобождения 1 ПШЕ
  6. экономия в связи с выбранной методологией и технологий реализации процессов в проекте – 8 550 400 рублей в год

Описание проекта

Комплексная автоматизация рейтингового агентства (Эксперт РА)

Сквозная автоматизация бизнес-процессов компании в части документооборота и рейтинговой деятельности с учетом требований законодательства на базе ПО ELMA BPM и систем собственной разработки.

Партнер

ELMA

Управление процессами разработки изделий (НПО ПКРВ)

Задачи проекта:

  1. Создание автоматизированного процессного центра для управления процессами Общества.
  2. Автоматизация ведения конструкторских и технологических справочников.
  3. Автоматизация процессов разработки и согласования конструкторской и технологической документации.
  4. Автоматизация согласования электронных документов и договоров.
  5. Интеграция системы электронного документооборота и системы разработки конструкторской документации.
  6. Автоматизация управления разработкой программного обеспечения.

Партнер

ООО «Програмсоюз»

«Динамизация» банка или как сделать процесс оформления командировки незаметным (Росбанк)

В рамках проекта автоматизирован процесс заказа командировок. Сотрудники Росбанка избавлены от бюрократического хождения по кабинетам, а руководители – от необходимости отвлекаться на подписание командировочных листов.

Партнер

Современные технологии управления (Business Studio).

Результаты

  • высвобождение времени сотрудников на оформление и согласование командировок
  • экономия расходов на печать

Описание проекта

Видеозапись презентации

Автоматизация процессов документооборота и согласования контрагентов (Раменский комбинат хлебопродуктов)

Реализована сквозная автоматизация документооборота и согласования контрагентов. Это дало возможность Раменскому комбинату хлебопродуктов сократить время на согласование и подписание договоров, в режиме реального времени получать аналитику по продажам, закупкам отсрочкам платежей.

Партнер

Flexbby

Результаты

  • автоматизировано более 15 процессов договорной работы, 4 процесса согласования контрагентов, индивидуальных условий поставок, отсрочек платежей, кредитования
  • создано более 30 шаблонов договоров по продажам и закупкам
  • внедрена система штрихкодирования документов

Описание проекта

Видеозапись презентации

Внедрение системы для ведения дел и проектов и автоматизации юридической деятельности (Мегафон)

В рамках проекта создана система для ведения дел и проектов и автоматизации юридической деятельности. Она помогает юридическим департаментам крупных компаний работать в команде и эффективно взаимодействовать в единой системе: управлять судебными делами, претензионной работой, договорами, лицензиями, доверенностями, взысканиями, проверками.

Партнер

Case.pro

Результаты

По итогам реализации проекта обеспечена быстрая и безопасная передача дел между юристами без потери информации.

Особенности проекта

Case.pro обеспечивает быструю и безопасную передачу дел между юристами без потери информации, позволяет настроить карточки дел, справочники, шаблоны документов и счетов без участия разработчиков.

Перечень работ

В ходе проекта реализованы следующие задачи:

  • простое управление задачами и контроль сроков выполнения
  • автоматическая постановка задач по заданным сценариям
  • учет затраченного времени
  • автоматическое выставление счетов
  • настраиваемые отчеты для оценки эффективности юридической функции

Описание проекта

Видеозапись презентации