Изначально взаимодействие коммерческих менеджеров и экономистов Компании при выставлении первичных бухгалтерских документов клиентам осуществлялось только по электронной почте, без структурированных форм запросов, в связи с чем отсутствовала возможность отслеживать статусы, вести учет и статистику. Также документы по результатам выполнения запросов экономисты выгружали из систем и рассылали вручную, что приводило к значительным тратам рабочего времени.
Предложениями по оптимизации данного процесса стали пересмотр процедуры взаимодействия экономистов и коммерческих менеджеров Компании, полный переход их общения в 1С, автоматический обмен выставленными документами между системами.
Реализация описанных решений проводилась командой проекта, включающей коллег из финансового, коммерческого, процессного и направления информационных технологий.
Оптимизация процесса было полностью построена по принципам процессного управления, включала первичный анализ его состояния, формирование отчета с описанием областей оптимизации и предлагаемыми решениями, функциональные требования по разработке необходимых разделов в 1С и статусную модель по созданию и обработке запроса.
По результатам проделанной работы были автоматизированы следующие этапы процесса выставления первичных бухгалтерских документов клиенту – создание запроса, его обработка и выполнение, аналитика.
Официально в опытную эксплуатацию система была введения в сентябре 2023 года. За три месяца работы в 2023 году в системе были обработаны более 10 000 тысяч запросов коммерческих менеджеров экономистам.
Система показала высокий стабильный результат работы, опросы пользователей показывают удовлетворённость ею.
Ощутимые результаты повышения эффективности процесса выставления первичных бухгалтерских документов клиенту состоят в том, что до оптимизации среднее время обработки запроса коммерческого менеджера было 6-7 часов, сейчас стало не более 3 часов. Прогнозная оценка освобождения рабочего время участников процесса ~ 1,46 часа на сотрудника в день за счет устранения рутинных ручных операций.