Заказчику требовалось единое решение по управлению проектами и автоматизации классической системы электронного документооборота. На одной платформе нужно было объединить классическое делопроизводство с внешней системой, а также преобразовывать детальную аналитику по проектам в удобные дэшборды. Также важными требованиями к платформе была возможность самостоятельной доработки системы, омниканальность и agile-подход.
В качестве решения для реализации поставленных задач была выбрана облачная DPA платформа DocTrix Platform, разработанная российской компанией i-Sys Labs. В ходе проекта на базе DocTrix Platform внедрены следующие модули:
- управление закупками (от формирования ТЗ до заключения договора)
- управление поставками
- согласование договоров
- контроль исполнительской дисциплины (задачи, поручения, протоколы)
- личный кабинет
Платформа полностью закрыла поставленные задачи. В руках Заказчика появился единый канал коммуникаций и мощный инструмент для сквозной автоматизации процессов, который позволял быстро и гибко внедрять любые изменения. Подобные задачи можно решать и с помощью других BPM-платформ, но такой подход почти всегда требует существенной кастомной доработки под требования Заказчика.
На сегодняшний день DocTrix Platform используется сотрудниками ГК «Первый Трест» как сервис из облака, что исключает капитальные затраты. Система была запущена всего за 2 недели. Благодаря DPA-платформе в компании повысилась прозрачность бизнес-процессов, в 2,5 раза сократилось время согласования документов и была оптимизирована работа сотрудников, работающих с договорами.
Результаты
- запуск пилотной версии системы уже через 14 дней
- ускорение процесса закупки и поставки — в 2 раза
- повышение скорости коммуникации — в 3 раза
- сокращение сроков согласования договоров — в 2,5 раза
Ключевой партнер
ООО «Эффективное управление»