Делать нужное, в нужное время, в нужном объеме (Nexign)

Цель проекта: контролируемое выполнение изменений, напрямую связанных с реализацией стратегии

Уже более 30 лет Nexign является ведущим поставщиком BSS-систем и решений для цифровизации и монетизации бизнеса по всему миру, и мы уделяем особое внимание динамичному развитию наших бизнес-процессов и инструментов. Еще три года назад изменения процессов в Nexign проводились только в операционном режиме и приводили к очереди на реализацию, нехватке ресурсов, выполнению неактуальных изменений и просрочке дедлайнов.

Внедрение процесса управления проектами развития позволило повысить эффективность реализации комплексных инициатив по улучшениям бизнес-процессов, сфокусироваться на выполнении стратегических целей, гибко реагировать на изменение контекста, снизить количество задач в бэклоге за счет укрупнения изменений и их объединения в проекты развития.

Для поддержки проектов развития было выделено отдельное направление в проектном офисе компании, была создана методология на базе практики PMI (PMbok), а также гибких методологий. Чтобы подразделения могли участвовать в проектах были выделены контролируемые квоты на развитие. Для ведения проектов развития были взяты те же инструменты, что и для коммерческой проектной деятельности — трекинговые системы, адаптированные под задачи проектной методологии. Инструментарий позволяет системно отслеживать все реализуемые в компании проекты, включая цели, статусы, даты, результаты согласования, риски, метрики. Использование одного инструмента позволяет лучшие наработки коммерческих проектов переносить на внутренние и наоборот.

Идеи для проектов поступают из двух источников: управленческие решения руководства компании и сотрудники. Каждый проект развития отнесен к одному из так называемых портфелей, в рамках которых происходит приоритизация, введение ресурсов на реализацию, защита планов и результатов. Портфели как правило базируются на подразделениях Nexign, при этом кросс-функциональные процессы выполняются в рамках портфеля компании в целом и управляются генеральным директором.

Внедренная практика отлично зарекомендовала себя на всех уровнях организации. Руководители увидели ценность от реализуемых изменений, а сотрудники смогли влиять на изменения бизнес-процессов и занимать лидерские позиции в рамках их реализации.

После внедрения подхода мы получили следующие результаты:

  • Появление конвейера изменений – в 2022 году мы вели работу над более чем 60 проектами, 43 проектов завершено, остальные в активной фазе.
  • Проекты развития — они стали одним из инструментов оптимизации расходов, повышения эффективности. Благодаря проектам только за 2022 год получилось сэкономить 100+ миллионов рублей.
  • Возможность быстро смещать фокус и выполнять только нужные изменения (например, при изменении ситуации на рынке).
  • Сокращение операционного бэклога с 1000+ изменений до 360.
  • Возможность расширять компетенции сотрудников: в 2022 году 72%проектов выполнялись не профессиональными РП.
  • Проекты развития стали одним из инструментов по сокращению рисков (например, проекты по импортозамещению).
  • Появление площадки для пилотирования идей и подходов, которые позже переходят в коммерческие работы.

Описание проекта

Автоматизация отраслевых бизнес-процессов сферы эксплуатации инженерных систем и управления недвижимостью (ООО УК Андроньевская)

Описание и автоматизация требуемых модулей для оптимизации средств и штата управляющей компании, повышения уровня исполнения и работы существующего персонала.

Модули: управление выездным обслуживанием (FSM), Service desk, CRM,  база данных, электронный паспорт объекта и инженерной системы, делопроизводство, складская логистика, KPI и анализ, QR/NFC, диспетчеризация, чат, роботы процессов, маршрутные карты обходов, автоматизация заявок инженерной службы.

Ключевой партнер

ООО «Вайсмарт Инвент»

Описание проекта

Видео

Реинжиниринг процессов контроля нераспределенного объема коммунальных услуг (Жилкомсервис Кронштадтского района)

Одна из ключевых угроз для ресурсо-снабжающих организаций – высокий уровень кредиторской задолженности за предоставленные коммунальные ресурсы (ХВС, ГВС, водоотведение, тепловая энергия). Он влечет снижение качества предоставляемых жилищных услуг (текущий ремонт и содержание общего имущества многоквартирных жилых домов) жителям и пользователям нежилых помещений. Указанная проблема актуальна для игроков всей отрасти управления многоквартирными жилыми домами в стране, так как базируется на требованиях федерального законодательства.

По итогам 2015 – первой половины 2016 годов среднемесячный прирост задолженности ООО Жилкомсервис Кронштадтского района перед РСО составлял 2,04 млн. руб. (25 млн. руб. в год), в т.ч. по причине нераспределенного объема коммунальных услуг на 1,44 млн. руб. в мес. или 17,3 млн. руб. в год (70% от общего прироста).

Основная цель проекта: в срок до 01.06.2018 г. разработать и реализовать программу мероприятий по ликвидации причин прироста задолженности перед РСО не менее чем на 80% за счет снижения убытков по причине нераспределенного объема коммунальных услуг.

Ключевая задача проекта: создать автоматизированную систему, дающую возможность в режиме реального времени удалено контролировать исполнение бизнес-процессов, являющихся источниками возникновения нераспределенного объема коммунальных услуг.

Ключевой партнер

Системы контроля

Описание проекта

Видеозапись выступления

Повышение операционной эффективности ведущего мирового курорта (Mriya Resort&Spa)

 Цели и задачи:

  • Внедрение единой системы автоматизации и управления бизнес процессами
  • Повышение скорости и эффективности бизнес процессов компании
  • Сквозной контроль бизнес процессов от старта до завершения
  • Гибкость и адаптивность к изменениям процессов и созданием новых
  • Сокращение издержек на обработку процессов

Результаты:

  • Автоматизированы и оптимизированы 55 ключевых бизнес процессов компании. В основном это процессы департамента управления персоналом, финансовые процессы, процессы, связанные с клиентским опытом, офисные процессы и конечно процесс закупки и службы безопасности.
  • Сокращены временные и ресурсные издержки на обработку процессов.
  • Сокращен бумажный документооборота на 90% (электронный документооборот).
  • Получен инструмент управления операционной эффективностью компании.

Чем интересен:

  • Архитектура решения
  • Экономическая составляющая
  • Проработка автоматизации и взаимодействия процессов которые дают синергетический эффект

Описание проекта

Видеозапись выступления

Автоматизация бизнес-процессов авиационного учебного центра (S7 Invest)

ООО «С 7 Инвест» предоставляет услуги авиационного учебного центра, оснащенного современными дорогостоящими тренажерами (Boeing 737 NG, Airbus 320, Embraer E170) и тренажерными системами для отработки аварийно-спасательной подготовки экипажей. Центр сертифицирован по 80 направлениям подготовки летно-технического персонала. Помимо тренажеров, клиентам предоставляются гостиницы, питание, аудитории для теоретических занятий, организация досуговых мероприятий и т.д.

Исторически сложилось так, что потребности компании покрывались лоскутной автоматизацией, при этом ткань сквозного (end-to-end) бизнес-процесса рвалась. Решения принимались эффективные с точки зрения отдельных функций, но не всегда для компании в целом. Для повышения качества обслуживания клиентов и эффективности использования ресурсов в ходе проекта были автоматизированы сквозные бизнес-процессы:

  • Аренда и эксплуатация авиатренажёров
  • Теоретическая и летная подготовка пилотов
  • Управление закупками (потребностями)
  • и другие

Партнер

Comindware

Результаты

Радикально улучшилось качество обслуживания клиентов и повысилась эффективность взаимодействия между сотрудниками.

  • В качестве примера: произошла задержка рейса, на котором должны были прилетели пилоты для прохождения обучения на тренажере. В таких случаях приходится экстренно корректировать расписание тренажеров, перебронировать сессию, оповещать участников и многое другое. Ранее внесение необходимых изменений предполагало участие 12 сотрудников, большое количество звонков и согласований с использованием MS Outlook и Excel-таблиц, ручное отражение изменений в трех разрозненных ИТ-системах. Весь процесс, от факта отмены рейса, до уведомления клиента о том, что всё хорошо, занимал один-два дня. Как результат, несколько раз в месяц появлялись накладки в расписаниях и неточности в отчётах. Клиенту предоставлялась замена, но компания несла репутационные потери. Тренажерные ёмкости оставались не полностью загружены и компания упускала выгоду.
  • Теперь процессный слой ИТ-системы автоматически вносит изменений, оперативно информирует клиентов и сотрудников о ключевых статусах процессов через месенджеры, корректирует расписания, обеспечивает корректное наполнение баз данных информацией. Накладки в расписаниях остались в прошлом, репутационные риски минимизированы. За счет оперативного перебронирования в оборот вернули около 10-15% тренажерной ёмкости. Существенно снизились трудозатраты на рутинные операции.

Благодаря современному интерфейсу Low-code системы Comindware Business Application Platform и интеграции с месенджерами новая среда была безболезненно принята сотрудниками организации и клиентами. Проект затронул около 50% штата внутри компании и всех её клиентов.

Описание проекта

Презентация проекта

Видеозапись выступления

Создание федерального оператора по обслуживанию клиентов страховых компаний в части ремонта автомобилей (Российский автостекольный союз)

Российский автостекольный союз (РАВТ) — это более 80 сервисных центров более чем в 60 городах России от Калининграда до Иркутска, специализирующихся на оказании услуг по замене автостекла для клиентов страховых компаний.

Целью проекта являлось создание с нуля федерального оператора, связывающего в единую экосистему:

  • многофункциональный экспертный центр с четким распределением обязанностей между операторами
  • десятки федеральных страховых компаний, передающих ежегодно более 500000 направлений на замену автостекла по полисам КАСКО в различных регионах России
  • сотни частных автомастерских во всех регионах России
  • сотни тысяч автолюбителей, которым необходим ремонт по страховым случаям

Партнер

СтратоСфера

Результаты

Успешно и бесперебойно функционируют следующие бизнес-процессы:

  • операционное обслуживание страховых компаний
  • телефонное клиентское обслуживание
  • логистическое обслуживание сервисных центров

Описание проекта

Презентация проекта

Видеозапись выступления