Единый бизнес-процесс по приему и обработке заявок на газификацию от граждан Сахалинской области.
Проблема
Сегодня вопрос обеспечения страны газом стоит достаточно остро. Ускоренная газификация регионов — это одна из ключевых задач для топливно-энергетического комплекса. Особенно задача актуальна для дальневосточных регионов, в том числе для Сахалинской области, где уровень газификации в ноябре 2022 года составлял 54%. По плану, до конца 2022 года необходимо было достичь показателя в 58% и газифицировать более 5 тысяч домовладений за год. До внедрения BPM-решения жители тратили месяцы на сбор и подготовку документов, чтобы оформить заявку на газификацию. В Министерстве энергетики не могли управлять этим процессом из-за отсутствия удобного инструмента. В итоге с момента подачи заявки до пуска газа проходил минимум год.
Чтобы повысить эффективность газификации, было поставлено несколько задач:
- Предоставить жителям удобный инструмент для подачи заявок;
- Помочь гражданам в сборе необходимых документов;
- Повысить скорость обработки заявок на газификацию;
- Ввести единую базу данных по проекту газификации.
Решение
В качестве решения с помощью гибкой low-code платформы manage (one) были объединены все бизнес-процессы по подключению газа в режиме одного окна: подача, обработка заявки и отчетность по процессу газификации. Теперь жителю необходимо лишь сделать запрос на газификацию в МФЦ, после чего сотрудники МФЦ и заказчик оформляют ее через специально разработанного чат-бота, прикрепляя лишь те документы, которые у него уже есть, и оставляют согласие на обработку персональных данных. Чат-бот сразу передает обращение в систему, где автоматически создается заявка (даже если каких-то документов из перечня не хватает). Специалист фиксирует в ней все действия по подключению к газу, прикладывает документы заявителя и меняет статус обращения. Плановые сроки исполнения ставятся автоматически. Укомплектовать заявку помогает муниципалитет: в системе автоматически назначаются исполнители в зависимости от административного центра. Алгоритмы равномерно распределяют нагрузку по сотрудникам. После этого сотрудники самостоятельно собирают недостающие документы — жителю не нужно тратить время на посещение десятка инстанций. Когда заявка укомплектована, она передается в «Газпром», который осуществляет технологическое присоединение в России. Компания оценивает возможность технологического подключения. Проектирование тоже может реализовать «Газпром» или сертифицированный подрядчик. Единая база данных позволяет оперативно смотреть, на каком этапе находится каждый запрос и какой у него статус. Всю динамику работы с заявками специалисты Министерства энергетики Сахалинской области могут отслеживать в режиме реального времени в отчетах и на канбан-доске.
Результаты
- Подача и регистрация заявки ускорилась в 3,5 раза.
- Время на подключение газа благодаря оптимизации процессов сократилось с 1 года до 4 месяцев.
- 80% процессов по газификации автоматизированы.
Житель получил единое окно для оформления заявок, а все остальные участники процесса — сотрудники Министерства Энергетики Сахалинской области, муниципалитеты, МФЦ, представители «Газпрома» и подрядчиков — удобную систему для их обработки.
Ключевой партнер
PRAVO TECH (АО «Право.ру»)