Еще до начала 2019 года Фонд управлял деятельностью, применяя современные технологии и методы. Система управления бизнес-процессами работала с учетом влияния внешней и внутренней среды. Ландшафт БП/ПРД Фонда представлял с собой модель взаимосвязанных бизнес-процессов, разработка/актуализация которых, а также проактивное моделирование осуществлялись с учетом влияния постоянных изменений ПО «Business Studio».
Но для обеспечения прочной основы для устойчивого развития Фонда и качества предоставляемых услуг было принято решение искать новые инструменты верификации бизнес-процессов, работающих «в пром». Специалисты понимали, что для решения поставленной задачи важно «увидеть» как реализуются наши бизнес-процессы и услышать «голос клиента», т.е. при улучшения процессов учитывать изменяющиеся потребности и пожелания наших клиентов.
Весной 2019 года в Фонде стартовал проект, названный «Единая группа качества» (далее- ЕГК). ЕГК- это инструмент для кросс-функциональной верификации качества бизнес-процессов.
Технология: В Фонде проводился сбор материалов (записи звонков/личного приема/ЭОГ/диалоги из чата), которые передавались экспертам для предоставления обратной связи. Модераторы и технологи анализировали результаты работы экспертов, выявляли причины несоответствий (в случае их обнаружения), а также лучшие практики, после чего вырабатывали предложения по мероприятиям (запускали изменения текущей процессной модели, устраняли рисков, внедряли лучшие практики).
Результаты
Экспертами по критериям обнаружен ряд несоответствий. По всем проведены коррекции, корректирующие мероприятия. Мониторинг выполнения данных мероприятий проводился под руководством Заместителя Генерального директора по технологиям, для чего была создана единая база и план-факт отчет рассматривался при формировании отчетности за квартал.
Анализ данных несоответствий позволил выявить узкие места в бизнес-процессах, которые были устранены, что позволило существенно снизить риск наложения штрафов (от 500 тыс. руб. до 700 тыс. руб. по каждому случаю).
В рамках анализа эксперты предложили для повышения удовлетворённости клиентов ряд технологий/методов/идей, что позволило:
- сократить время на выполнение операций процессов от 15% до 30 % ;
- трудозатраты по процессам снизились от 1,5% до 3%;
- удовлетворенность клиентов (оценка в рамках ежеквартального контрольного обзвона) выросла за 6 месяцев с оценки 7,5 баллов до оценки 8,2 баллов.
Работа экспертов была передана для анализа влияния проводимых изменений на сопряженные бизнес-процессы/процедуры, что позволит системно внедрить инновации не нарушив целостность процессной модели.