Ранее у компании не было единой системы для управления документами. Все договоры и прочие документы сотрудники согласовывали по корпоративной почте или на бумаге. Более того, не вся работа, проводимая до и после заключения договорной документации, фиксировалась работниками. В связи с этим очень многие документы попросту терялись, процесс согласования был очень долгим и возникало большое количество ошибок, связанных с человеческим фактором. Так возникла потребность в автоматизации данных процессов.
Была предложена комплексная стратегия с внедрением двух продуктов: «1С:Документооборот» и «1С:ERP». Продукт «1С:Документооборот» был необходим для облегчения и обеспечения прозрачности процесса согласования договорной документации. В свою очередь продукт «1С:ERP» был использован для фиксации информации до начала работы с договорной документацией и после заключения договора.
В рамках системы «1С:ERP Управление предприятием 2» было принято решение автоматизировать процессы в следующих контурах:
- Продажи и CRM
- Закупки и доставка
- Склад
- Производственное планирование
- Производственный учет
- Производственная себестоимость
- Регламентированный учет
- Зарплата и управление персоналом
По блоку «Документооборот» рассматривались хозяйственные операции, связанные со следующими бизнес-процессами:
- Учет почтовых отправлений
- Учет входящих документов
- Контроль возврата оригиналов
- Учет и хранение документов от поставщиков, транспортных компаний
- Регистрация договора поставщика
- Обработка входящего запроса от госорганов
- Заказ канцелярии
- Заказ образцов
- Согласование заявок на расходы
- Согласование кредитной политики
- Учет и хранение документации
В результате внедрения вышеперечисленные процессы были автоматизированы. В ходе реализации проекта были выполнен перенос данных из «1С:УПП», настроена бесшовная интеграция между «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Документооборот», подготовлены пользовательские инструкции.
Ключевой партнер
Первый Бит