В рамках глобальной оптимизации бизнес-процессов в компании процесс внутреннего аудита также был полностью трансформирован. Автоматизация процесса проходила собственными силами компании, включая разработку технического задания и реализацию проекта на базе программных продуктов Confluence, Jira.
Цель: получить удобный прозрачный инструмент для улучшения процессов компании.
Результатом проекта стал готовый автоматизированный продукт для проведения внутренних аудитов и реализации корректирующих действий.
Основные составляющие процесса:
- Наличие доступного годового графика внутренних аудитов, с возможностью редактирования в онлайн режиме всеми участниками процесса.
- Чек-листы для аудиторов — доступны в автоматизированной системе, возможность заполнения в электронном формате во время аудита c планшетов.
- Отчет — руководитель и участники аудита отчет получают в день проведения аудита в онлайн формате с возможностью обсуждения результатов.
- Задачи с несоответствиями и возможностями для улучшения формируются в онлайн формате и направляются исполнителям для разработки корректирующих действий.
- Корректирующие действия. Онлайн формат разработанных корректирующих действий и статуса.
- Оценка результативности с возможностью вернуть на доработку корректирующие действия.
Основные преимущества реализации проекта:
- Наличие данных о ходе всего процесса в онлайн режиме — от графика аудитов по оценки результативности корректирующих действий.
- Наличие базы знаний по выявленным несоответствиям для других площадок.
- Собственная разработка, полностью адаптированная для нужд организации.
- Изменение психологической составляющей при аудите — фокус на улучшение, минимизируя боязнь проверок.