Рекомендации участникам

Участники конкурса должны подготовить подробное описание проекта и провести презентацию.

Описание проекта

Описание проекта направляется в оргкомитет вместе с заявкой на участие; в дальнейшем (вплоть до дня презентации) в него можно вносить правки и дополнения.

Формат документа — PDF, рекомендуемый объем — 10-15 страниц.

Общие рекомендации

  • Чтобы жюри оценило ваш проект по достоинству, описание должно продемонстрировать результативность, инновационность и качество реализации проекта. Сделайте акцент на сильных сторонах вашего проекта. Система оценки устроена так, что одно выдающееся достижение перевешивает несколько средних.
  • Лучшее описание — то, которое готовят сами непосредственные участники проекта. Документы, исходящие от маркетинговых служб, обычно производят на членов жюри негативное впечатление. Описание проекта — это не пресс-релиз, и реклама в описании проекта не способствует высоким оценкам. Рекламная брошюра — это то, что членам жюри и читателям нужно в последнюю очередь; достаточно во введении коротко рассказать, чем занимается ваша компания. Сделайте упор не на рекламе продукции, а на том, что вы сделали в проекте. Ваша продуктовая линейка через несколько лет изменится, а опыт вашего проекта BPM по-прежнему будет интересовать читателей.
  • Расскажите историю вашего проекта — с какими вызовами столкнулась ваша организация, какие трудности встретились на пути и как они были преодолены, в чем выразился успех проекта. Изложите все это от лица своей организации, а не консультанта или вендора, и простыми словами — так, чтобы ваши коллеги в других организациях вас поняли и смогли чему-то научиться на вашем примере. Описание проекта будет опубликовано на сайте конкурса, где с ним будут знакомиться заинтересованные организации — потенциально, в течение многих лет. В первую очередь их будет интересовать ваш опыт, который может им помочь во внедрении BPM у себя.
  • Воздержитесь от рекламы программных продуктов и торговых марок, ограничьтесь перечислением в конце документа использованных программных продуктов, а также консультантов, интеграторов и/или вендоров, участвовавших в проекте. Не стоит на каждом шагу упоминать название программных продуктов — лучше дайте читателю информацию о вашем проекте, которая будет для него полезной, и тогда вендор тоже получит кредит доверия в глазах потенциального заказчика. Цель конкурса — способствовать распространению передового опыта, а не рекламировать вендоров.
  • Избегайте утверждений, основанных на сиюминутной ИТ-моде — прогресс в ИТ идет быстро, а новые читатели будут изучать описание вашего проекта спустя годы. Например, вы можете упомянуть какую-то особенность интерфейса ПО, если она помогла вам решить поставленную задачу. Но если вы будете говорить об этой особенности как об «уникальной», то через пару лет она, возможно, будет реализована в продуктах большинства конкурентов, и ваше утверждение будет выглядеть спорно.
  • В ваших интересах рассказать о проекте все, что может представить его в выгодном свете. При этом может оказаться, что часть информации не предназначена для свободного распространения. В этом случае отметьте ее в документе как конфиденциальную, и она не будут опубликована в материалах конкурса. С ней смогут ознакомиться только члены жюри, связанные соглашением о неразглашении.

Рекомендуемая структура

  1. Анотация — краткое резюме проекта для беглого ознакомления («для руководителей») объемом от четверти до половины страницы. Заинтересуйте читателя: «почему я должен тратить на это свое время?»
  2. Введение — коротко об организации и ее продукции/услугах, текущее положение на момент старта проекта и исходный уровень зрелости бизнес-процессов.
  3. Бизнес-контекст — вызовы, с которыми столкнулась организация, конкретные болевые точки, общие неблагоприятные тенденции или, наоборот, новые возможности, стратегические цели и новые рубежи, поставленные руководством. Располагаемые ресурсы и ключевые ограничения.
  4. Бизнес-процесс — без лишних подробностей опишите целевой бизнес-процесс (бизнес-процессы), его границы и место в процессной архитектуре, участников (подразделения, роли). Кто принимал участие в проекте, кто являлся спонсором, кого проект затронул из числа сотрудников, клиентов, партнеров? Какие цели были поставлены перед процессной командой и как они связаны с бизнес-целями из предыдущего раздела?
  5. Инновационность — чем ваш проект уникален, как он позволяет вашей компании выделиться из общего ряда конкурентов? Инновационость с точки зрения бизнеса: новые бизнес-модели, новый подход к работе с клиентами,…? Применение или разработка инновационных методологий управления бизнес-процессами. Инновационные приемы управления проектом и управления изменениями, обеспечившие успех проекта.
  6. Трудности — какие уроки вы извлекли из опыта проекта? Какие советы можете дать организациям, внедряющим BPM, от каких ошибок предостеречь? В частности, как вы обеспечили поддержку руководства и персонала, как справлялись с сопротивлением в ходе проекта?
  7. Результаты — в чем ваше главное достижение? Как проект отразился на выручке, затратах, качестве, продолжительности бизнес-процесса, удовлетворенности клиентов, управляемости, культуре организации и т.п.? По возможности, приведите цифры по состоянию на начало и конец проекта.
  8. Информационные технологии — какое ПО вы использовали (разработали, внедрили)? Как его интегрировали в существующую ИТ-инфраструктуру?
  9. Партнер — кто из внешних консультантов, интеграторов или вендоров внес самый значительный вклад в успех проекта? Кратко опишите его роль.

Презентация проекта

В финальной части конкурса участники выступают с презентациями для членов жюри и зрителей.

  • Презентация проводится в формате очно-заочного семинара: часть участников присутствует лично, часть подключается удаленно. Это относится и к докладчикам — они тоже могут участвовать удаленно.
  • Продолжительность презентации 20 минут, превышение этого лимита снижает оценку.
  • Жюри оценивает не только содержание, но и артистизм доклада. Постарайтесь сделать его эмоциональным, разбавьте скриншотами, видеофрагментами, в идеале — живой демонстрацией. Перспектива смерти от Powerpoint аудиторию не обрадует.
  • В качестве основного докладчика выступает представитель участника конкурса, а представитель партнера (консультанта, интегратора или вендора) может выступить содокладчиком. Команда может состоять из нескольких человек: например, один делает живую демонстрацию, второй комментирует, третий в это время отвечает на вопросы аудитории в онлайновом чате.
  • За презентацией следуют вопросы и общая дискуссия, в ходе которой присутствующие делятся впечатлениями, высказывают оценки, задают полемические вопросы. По регламенту, докладчики в дискуссии не участвуют, но им дается завершающее слово, чтобы ответить на те выступления, которые они сочтут заслуживающими.
  • В ходе одного семинара заслушиваются презентации двух или трех проектов. Участники могут выискивать и озвучивать слабости проекта-конкурента, не выходя, однако, за рамки допустимого в научной дискуссии. Нападки и грубость произведут на жюри неблагоприятное впечатление.

Дополнительная информация

Рекомендации участникам (PDF)